Coraz częściej dokumenty HR podpisywane są elektronicznie, zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. 

W takim wypadku, pracodawca zobowiązany jest odpowiednio zabezpieczyć i zarchiwizować te dokumenty w systemie teleinformatycznym (to jest bowiem oryginał dokumentu).

Jeśli dokumentacja pracownicza prowadzona jest wciąż papierowo (np. akta osobowe), a podpisany elektronicznie dokument stanowi jej część (np. umowa o pracę), to po zabezpieczeniu i zarchiwizowaniu dokumentu w systemie, należy go:

• wydrukować,
• podpisać za zgodność z dokumentem elektronicznym 
• wpiąć do dokumentacji. 

Nadto zalecamy, aby zastosować tę samą procedurę w odniesieniu do maila przewodniego, do którego został załączony plik z oświadczeniem podpisanym elektronicznie.

Oznacza to, że takiego maila należy także zabezpieczyć i zarchiwizować w systemie, a następnie wydrukować, podpisać za zgodność i wpiąć do dokumentacji.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR sierpień 2022