WSA w Warszawie uchylił decyzję Prezesa UODO uznając, za słuszne podniesione przez nas argumenty, iż  pracodawca ma nie tylko prawo, ale też obowiązek przechowywania tych danych w celu przeciwdziałania dyskryminacji.

W ustnych motywach wyroku zostało wskazane, iż  Prezes UODO zbyt wąsko interpretuje cel  wynikający z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Nie bierze w ogóle pod uwagę praw i interesów kandydatów biorących udział w rekrutacji, którzy mogą zostać pozbawieni możliwości uprawdopodobnienia dyskryminacji wówczas, gdy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego wszystkie dane – poza danymi wybranej osoby – zostaną usunięte. 

Osoba chcąca uzyskać informację dlaczego została odrzucona, nie ma takiej możliwości, a w konsekwencji niemożliwe jest ustalenie kryteriów, na podstawie których niektóre osoby przechodziły do następnych etapów rekrutacji a inne nie.

Zgodnie z Kodeksem pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (a więc także niezatrudniony kandydat) ma prawo do odszkodowania.

Jeśli osoba ta uprawdopodobni swoje roszczenie, to pracodawca w postępowaniu sądowym musi udowodnić, że nie doszło do dyskryminacji i przy zatrudnianiu kierował się jedynie obiektywnymi kryteriami.

Aby to zrobić, pracodawca musi mieć możliwość porównania kwalifikacji i cech kandydatów, które zadecydowały o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji lub o zatrudnieniu danej osoby.

Musi zatem dysponować danymi osobowymi wszystkich kandydatów którzy brali udział w procesie.

Przeciwdziałanie dyskryminacji należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku powinna przejawiać się w całym szeregu działań, także o charakterze prewencyjnym (podobnie jak w przypadku mobbingu).

Takim działaniem może być m.in. wyrywkowe sprawdzanie prawidłowości przebiegu procesów rekrutacyjnych, w tym obiektywności w selekcji kandydatów na poszczególnych jego etapach.

Jeżeli pracodawca usuwa dane wszystkich niezatrudnionych kandydatów zaraz po zakończeniu naboru, nie ma realnych możliwości nadzoru nad transparentnością i obiektywnością prowadzonych rekrutacji.

Zachowując dane kandydatów po zakończonej rekrutacji zgodnie z zasadą minimalizacji i ograniczenia celu przechowania należy zweryfikować, które dane są niezbędne do wykazania przyczyn odrzucenia kandydata. 

Wyrok nie jest prawomocny.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR wrzesień 2022