Regulaminy pracodawcy wewnątrzzakładowe mogą być prowadzone i przechowywane w formie elektronicznej | PRO HR Październik 2022

2022.10.14

W szczególności dotyczy to tzw. aktów wewnątrzzakładowych wydawanych jednostronnie przez pracodawcę , a więc różnego rodzaju regulaminów, polityk czy procedur.

Dokumenty pracownicze wydawana jednostronnie przez pracodawcę i regulujące zbiorowe prawo pracy mogą być podpisywane przez pracodawcę od razu elektronicznie albo własnoręcznie, a następnie umieszczane w dedykowanym narzędziu IT.

Choć, co do zasady, nie ma wymogu prawnego, by akty wewnątrzzakładowe były opatrywane podpisem pracodawcy (własnoręcznym czy elektronicznym), to jest to dobra praktyka. 

Wyjątek dotyczy oczywiście układów zbiorowych pracy ze względu na procedurę ich zawierania i zmiany, a także wszelkich innych dokumentów, które wymagają podpisów strony społecznej (związków czy przedstawicieli pracowników).

W takim przypadku bardziej sprawdzi się podpis własnoręczny pracodawcy. 

Również oświadczenie pracownika z treścią takich wewnętrznych dokumentów nie musi mieć, co do zasady, formy pisemnej. Jedynie niektóre takie oświadczenia powinny zostać sporządzone na piśmie.

Dotyczy to przykładowo (i) informacji dot. monitoringu, którą pracodawca przekazuje pracownikowi na piśmie, czy (ii) potwierdzenia pracownika na piśmie zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP.

Nie ma jednak rygoru nieważności tych oświadczeń w razie niezachowania formy pisemnej.

Oznacza to, że dopuszczalny jest każdy inny sposób złożenia oświadczenia, z którego będzie jasno wynikać, jaka jest jego treść i kto je złożył.

Pracodawca powinien zweryfikować narzędzie, w którym przechowywane mają być dokumenty pracodawcy pod kątem określonych funkcjonalności, zapewnić bezpieczeństwo danych w nim przechowywanych, a także przeszkolić pracowników z zachowania podstawowych zasad cyberhigieny.

Jeśli akta osobowe prowadzone są w postaci papierowej, dokumenty elektroniczne, które stanowią część akt osobowych, powinny zostać wydrukowane, potwierdzone za zgodność z dokumentem elektronicznym i umieszczone w teczce pracownika.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR październik 2022