Wg projektu nowych przepisów, obieg dokumentów przy pracy zdalnej może być w całości elektroniczny. 

Wszelka dokumentacja pracownicza powstający przy pracy zdalnej może być sporządzana (i podpisywana) w formie elektronicznej.

Jest to istotna nowość w porównaniu do dzisiejszej telepracy.

Elektroniczna forma dokumentacji ma obejmować nie tylko porozumienia, w ramach których strony uzgadniają wprowadzenie pracy zdalnej, ale również obowiązkowe oświadczenia pracownika, i co niezwykle istotne wszelkie wnioski pracownika, dla których przepisy

Kodeksu pracy lub przepisy innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej.

Takie wnioski mogą dotyczyć m.in. urlopów rodzicielskich. Oznacza to kolejną cegiełkę w digitalizacji dokumentacji pracowniczej.

Choć warto pamiętać, że już od 3 lat pracodawcy mają możliwości prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. 

Ta projektowana zmiana wprowadza także istotne obowiązki dla pracodawców. 

Po pierwsze, pracodawca powinien zapewnić zgodności stosowanych urządzeń technicznych z zasadami bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym z zasadami procedur ochrony danych osobowych.

Jest to szczególnie istotne, biorąc pod uwagę fakt, że pracownicy będą przesyłać drogą elektroniczną różnego rodzaju wnioski, w tym także obejmujące dane wrażliwe, szczególnej kategorii (np. dotyczące zdrowia pracownika).

Niezbędne będzie także przeprowadzenie odpowiedniego instruktażu i szkoleń w tym zakresie, co zgodnie z projektowaną nowelą, będzie obowiązkiem pracodawcy. 

Po drugie, pracodawca powinien dokonać odpowiedniej weryfikacji stosowanych narzędzi pod kątem technicznym, organizacyjnym i prawnym.

Dobrą praktyką będzie przeprowadzenie oceny zagrożeń dla przyjętych rozwiązań informatycznych, a także instrukcji obiegu dokumentów.

Zwiększy to efektywność i rozliczalność procesów HR-owych oraz zminimalizuje ryzyka po stronie pracodawcy.

Po trzecie, ważne jest to, by wybrane narzędzie techniczne pozwalało odszukać, odtworzyć, a w razie potrzeby skopiować lub wydrukować treść złożonego oświadczenia woli pracownika w dowolnie wybranym momencie przez pracodawcę.

Wybrane narzędzie powinno też zapewnić odpowiedni poziom pewności co do tożsamości składającego oświadczenie. 

Po czwarte, należy także zadbać o to, by odpowiednio zabezpieczyć i zarchiwizować wnioski składane przez pracownika, zgodnie z okresem ich przechowywania i zasadami retencji.

Wymogów tych, co do zasady, nie spełnia służbowa poczta elektroniczna, dlatego narzędzie to nie powinno być systemowym rozwiązaniem docelowo stosowanym przez pracodawców.

Warto zatem, przed wdrożeniem takiego rozwiązania, dokonać analiz we wskazanym powyżej zakresie.  

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR lipiec 2022