Można weryfikować dane podane przez kandydata jak również sprawdzać publicznie dostępne rejestry.

Weryfikacja może również obejmować sprawdzenie autentyczności dokumentów przedłożonych w toku rekrutacji. 

Zdaniem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pozyskiwanie przez pracodawcę informacji o kandydacie od poprzedniego (lub obecnego) pracodawcy, wymaga zgody kandydata. Odnośnie do pozostałych danych tzw. zwykłych, podstawą przetwarzania będzie prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). 

Uważamy, że przekazana przez kandydata informacja o tym, że nie był on nigdy karany, nie jest informacją o wyrokach skazujących i czynach zabronionych, o której mowa w art. 10 RODO. Zatem, również taka informacja może być przetwarzana na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

W każdym jednak wypadku, background screening powinien być uzasadniony dla określonego stanowiska lub zakresu obowiązków przyszłego pracownika.

Narzędzie to nie może być stosowane dowolnie wobec wszystkich grup stanowisk, lecz powinno być wykorzystywane z uwzględnieniem zasad proporcjonalności i adekwatności, tj. niedopuszczalne będzie np. weryfikowanie ilości osób pozostających na utrzymaniu, czy też przebytych w przeszłości chorób.  

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR październik 2022