Obecnie nie ma wątpliwości, że akta osobowe, a także pozostała dokumentacja pracownicza (w tym np. ewidencja czasu pracy i listy płac) mogą być prowadzone w całości elektronicznie. 

Odejście od papierowych dokumentów wymaga trzech kroków:

W pierwszej kolejności, pracodawca powinien podjąć dwie kluczowe decyzje:

• jakie zbiory dokumentów digitalizować (np. czy tylko akta osobowe czy też całość dokumentacji pracowniczej, a może również inne zbiory ) i,
• jakie grupy pracowników objąć nowym rozwiązaniem (obecnych, byłych czy tylko nowych pracowników).

Po drugie, należy zaplanować proces skanowania dokumentów. Pracodawca może to zrobić korzystając z własnych zasobów albo skorzystać z usług firm trzecich. W tym drugim przypadku, istnieje możliwość zlecenia firmie zewnętrznej nie tylko zeskanowania dokumentacji, ale i podpisania zeskanowanych dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym (albo pieczęcią), co jest niezbędne dla prawidłowej zmiany postaci papierowej na elektroniczną. 

W ostatnim kroku, pracodawca powinien wybrać narzędzie do prowadzenia e-teczki. Najczęściej wybór dostawcy podyktowany jest decyzją globalną (narzędzie jest już wykorzystywane przez inne spółki z grupy) lub faktem, że narzędzie do e-teczki jest jedną z funkcjonalności systemu kadrowo-płacowego używanego w organizacji. 

W każdym przypadku, niezbędne jest dokonane rzetelnej oceny oprogramowanie e-teczki pod kątem spełniania wymogów wynikających z przepisów. Ocena narzędzia jest niezbędnym elementem w procesie efektywnego i zgodnego z prawem przejścia na e-teczkę.  

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Październik 2021.