Epidemia SarS-CoV-2 zrewolucjonizowała w Polsce prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy, przymuszeni sytuacją, zaczęli korzystać z rozwiązań pozwalających na tworzenie i podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej. Naturalną koleją rzeczy jest digitalizacja całych obszarów HR oraz prowadzenie elektronicznych akt osobowych stanowiących wymagany przez prawo zbiór dokumentów w relacjach pracodawca – pracownik.
 

Uwarunkowania prawne

W Polsce dopiero od niedawna można prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Podstawy prawne takiej formy dokumentacji zostały wprowadzone dopiero pod koniec 2018 roku. W praktyce, możliwość prowadzenia elektronicznych akt osobowych istnieje w Polsce niespełna 3 lata. Do tego momentu pracodawcy byli zobowiązani prowadzić akta osobowe w formie papierowej.

Zważywszy na zakres i liczbę dokumentów składających się na akta osobowe, już po kilku latach pracy akta przeciętnego pracownika liczyły kilkadziesiąt, a nawet kilkaset stron. Prowadzenie akt papierowych oznaczało oczywiście wyższe koszty dla pracodawców. Przede wszystkim jednak nie przystawało do postępujących procesów digitalizacji w obszarze HR. Coraz więcej dokumentów było tworzonych jak i akceptowanych w formie elektronicznej. Papierowe akta osobowe oznaczały konieczność późniejszego drukowania takich elektronicznych dokumentów w celu ich dołączenia do papierowych akt. 

Zmiany w prawie pozwoliły pracodawcom przejść na elektroniczne akta osobowe. Co istotne, przepisy określiły warunki brzegowe prowadzenia takich akt w formie elektronicznej, nie tylko od strony czysto prawnej, ale również technologicznej.  

Ze względu na rewolucyjny wręcz charakter nowych przepisów, stosunkowo niewielu pracodawców było zainteresowanych cyfryzacją akt osobowych. Problemem była również stosunkowo niewielka liczba rozwiązań informatycznych (software) pozwalających wdrożyć e-teczkę. Kwalifikowany podpis elektroniczny mając w Polsce substytut podpisu „na mokro” był nadal drogim rozwiązaniem. Dodatkowo, platformy do podpisywania dokumentacji w formie elektronicznej dopiero pojawiały się na polskim rynku.

To wszystko powodowało, że digitalizacja akt osobowych, a co za tym idzie również procesów podpisywania dokumentów pracowniczych dla wielu pracodawców była odległą przyszłością.

Epidemia SarS-CoV-2 zmieniła wszystko. Tysiące pracowników zmieniło miejsce pracy na swoje własne mieszkania w ramach pracy zdalnej. Wśród nich znaleźli się również członkowie zarządów i inne osoby podpisujące dokumenty pracownicze. Ograniczono do minimum kontakty z innymi pracownikami, w tym również tymi, którzy ze względu na charakter pracy nadal przychodzili fizycznie do pracy. Część firm poddawała dokumenty papierowe kwarantannie, aby ograniczyć rozprzestrzenianie się Covid-19.

W konsekwencji wiele procesów zostało przymusowo zdigitalizowanych. Zaczęły powstawać dokumenty w formie elektronicznej, które, nadal musiały być umieszczane w papierowych aktach osobowych. Covid przekonał pracodawców do rozwiązań elektronicznych. Docenili oni szybkość tworzenia i podpisywania takich dokumentów, ich niezmienny charakter, łatwość w zarządzaniu obiegiem takich dokumentów. 

Pracodawcy zaczęli zatem rozglądać się za rozwiązaniami, które pozwalają im przekształcić papierowe akta osobowe w wersje elektroniczne oraz do końca zdigitalizować procesy w obszarze HR.

Odpowiedzią kancelarii Raczkowski na zapotrzebowanie klientów był projekt HR bez papieru, obejmujący kompleksowe wdrożenie rozwiązań teleinformatycznych i prawnych pozwalających przedsiębiorstwom na bezpieczne i zgodne z prawem prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Projekt HR bez papieru został uruchomiony pod koniec 2020 roku. W ciągu roku udało nam się wdrożyć projekty obejmujące prawie 40 tys. pracowników. Od pracowników biurowych po pracowników produkcyjnych. Od fabryk, po usługi czy sklepy.
Wdrożenie projektu HR bez papieru opiera się na kilku kamieniach milowych.
 

Know-how

Pierwszy z nich obejmuje szczegółową analizę poziomu digitalizacji pracodawcy. Konieczne jest poznanie obiegu dokumentów, systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez klienta, rozwiązań technologicznych czy praktyki tworzenia i podpisywania dokumentów. Na podstawie tych informacji potrafimy ustalić zakres niezbędnej digitalizacji, możliwość korzystania z już wykorzystywanych w organizacji narzędzi czy kluczowe procesy wymagające ucyfrowienia. 

Co niezwykle istotne, na proces wdrożenia e-teczki olbrzymi wpływ ma  stan wiedzy organizacji, w szczególności głównych interesariuszy w takim projekcie, co do tego jak wdraża się e-teczkę i digitalizuje procesy oraz jak się taką e-teczkę prowadzi. Nie chodzi tutaj o znajomość oprogramowania, które na tym etapie najczęściej nie jest jeszcze wybrane, ale o znajomość prawnych uwarunkowań e-teczki, praw i obowiązków zarówno pracodawców jak i pracowników. Z naszego doświadczenia wynika, że przekazanie tej wiedzy interesariuszom projektu po stronie organizacji wpływa bardzo pozytywnie na czas i komfort wdrożenia. Przygotowywane przez nas memoranda są również podstawą do podejmowania przez organizację różnych decyzji dotyczących chociażby zakresu wdrażanych rozwiązań (mogą one obejmować zarówno nowych, jak i obecnych czy byłych pracowników – każda ta grupa rządzi się swoimi własnymi zasadami, czy też rodzaju digitalizowanej dokumentacji). 
 

Dobór narzędzia

Drugi kamień milowy to wybór odpowiedniego narzędzia – software, który pozwoli na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, a także na jej podpisywanie w formie elektronicznej.

Takie narzędzie musi spełniać wymogi polskiego prawa m.in. w zakresie określonej funkcjonalności. Jeżeli program takiego rozwiązania nie spełni, wówczas może pojawić się zarzut, że pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej w sposób zgodny z prawem. Nie każde rozwiązanie informatyczne spełnia te wymogi. W szczególności dotyczy to narzędzi nieobecnych na polskim rynku, które są rozwiązaniami przyjętymi przez spółki matki w ich kraju macierzystym i następnie „eksportowane” do innych spółek z grupy. Dlatego też ocena wybranego narzędzia pod kątem spełniania wymogów polskiego prawa jest istotna zwłaszcza dla takich zagranicznych rozwiązań.
 

Procedura i ocena zagrożeń

Wybór narzędzia pozwala przejść do kolejnego etapu wdrożenia jakim jest przygotowanie procedury prowadzenia e-teczki oraz przeprowadzenie oceny ryzyka zagrożeń. Oba te elementy są obligatoryjne. 

Procedura opisuje zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Z kolei ocena zagrożeń pozwala ustalić jakie zagrożenia dla organizacji niesie ze sobą korzystanie z takiego oprogramowania w określonym środowisku informatycznych pracodawcy. Jest to oczywiście podstawa do podjęcia środków zaradczych eliminujących czy ograniczających stwierdzone ryzyka. Ocena ryzyka powinna być cyklicznie powtarzana. Jest to zasadne, gdyż zagrożenia teleinformatyczne ulegają ciągłym zmianom, a pracodawca powinien je uwzględniać przy tego rodzaju projekcie.

Po przyjęciu procedury i przeprowadzeniu oceny ryzyka zagrożeń organizacja jest gotowa do uruchomienia e-teczki. W zależności od decyzji pracodawcy, e-teczką mogą być objęci wyłącznie nowo zatrudniani pracownicy, obecni pracownicy , a także byli pracownicy. W tych dwóch ostatnich przypadkach konieczne będzie odpowiednie zeskanowanie papierowych akt osobowych oraz ich „załadowanie” do wybranego narzędzia.
 

Wsparcie powdrożeniowe

Wprowadzenie nowych rozwiązań, które są rewolucją dla pracowników HR często wiąże się z obawami i brakiem zrozumienia. W projekcie HR bez papieru odpowiedzią na te zjawiska jest wsparcie powdrożeniowe. Obejmuje ono różne rozwiązania: od opisania 90% przypadków, które mogą się pojawić w związku z prowadzeniem e-teczki (w formacie Q&A), po szkolenia czy hotline powdrożeniowe dostępne przez kilka miesięcy po uruchomieniu projektu. Z naszych doświadczeń wynika, że pracodawcy bardzo cenią sobie takie rozwiązania, gdyż pozwalają one pracownikom HR łatwiej i szybciej wdrożyć się i przekonać do nowych rozwiązań. W ten sposób organizacja pokazuje, że komfort pracowników jest dla niej ważny.
 

Digitalizacja procesów

Uruchomienie e-teczki i rezygnacja z papierowych akt osobowych to dopiero pierwszy krok w pełnej digitalizacji obszarów HR. Drugim krokiem jest ucyfrowienie poszczególnych procesów HR w organizacji. Do takich procesów można zaliczyć rekrutację, onbording, zawieranie umowy o pracę, jej zmianę czy rozwiązywanie, offbording, a także korzystanie z funduszu socjalnego czy realizacja obowiązków bhp. W zdecydowanej większości procesy te mogą być całkowicie zdigitalizowane i to bez konieczności korzystania przez pracowników z kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Ten etap projektu obejmuje zastosowanie wybranych narzędzi do podpisywania dokumentów i ich obiegu, opisanie danego procesu oraz przeszkolenie HR w jego stosowaniu. Dla każdego z procesów takie działania trzeba przeprowadzić indywidualnie. Oczywiście pracodawca nie musi digitalizować wszystkich procesów. Im więcej jednak takich procesów zostanie ucyfrowionych, tym większy poziom digitalizacji organizacji i tym większe korzyści.