Pandemia Covid-19 wymusiła błyskawiczne przejście z pracy stacjonarnej na pracę z domu. Po niemal dwóch latach nowej normalności, praca zdalna nie traci na popularności a pracownicy – w przeciwieństwie do wielu pracodawców – nie są chętni do powrotu do biur. Powoduje to coraz większą popularność stosowania monitoringu jako narzędzi kontrolowania wykonywania pracy przez pracowników. 
 

Monitoring pracowników w polskim Kodeksie pracy

Polski ustawodawca, w związku z rozpoczęciem stosowania RODO, zdecydował się na wprowadzenie przepisów regulujących wykorzystywanie w miejscu pracy monitoringu wizyjnego, poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu. Przepisy te w sposób istotny ograniczają swobodę pracodawcy we wprowadzaniu tego rodzaju nadzoru nad pracownikami, kładąc nacisk na ochronę m.in. takich dóbr osobistych jak tajemnica korespondencji oraz godność pracowników na równi z ich danymi osobowymi. 

Monitoring poczty elektronicznej pracownika lub inne formy monitorowania pracownika (z wyłączeniem monitoringu wizyjnego, który nie jest przedmiotem tego opracowania) mogą zostać wprowadzone, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikom narzędzi pracy. Monitoring ten nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania tego rodzaju monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Pracodawca zobowiązany jest także spełnić obowiązek informacyjny stosownie do art. 12 i 13 RODO. 

W praktyce wprowadzenie monitoringu bywa zatem często czasochłonne (zwłaszcza w przypadku uzgadniania zmian z organizacją związkową) i wymaga spełnienia szeregu obowiązków informacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem.
 

Inne formy monitoringu

Wśród innych form monitoringu możemy wyróżnić m.in. monitoring GPS, monitoring sprzętu służbowego, czy aplikacji służących wykonywaniu pracy. Należy pamiętać, że monitoring to stały nadzór nad pracownikiem, doraźna kontrola nie będzie zatem podlegała regulacjom dotyczącym monitorowania. 
Pracodawca stosujący GPS pozyskuje nie tylko informacje o lokalizacji pojazdu, lecz również inne informacje, chociażby dotyczące stylu jazdy pracownika. W przypadku zainstalowania urządzenia śledzącego w pojeździe, pracownik musi zostać o tym fakcie poinformowany. Informacje takie powinny być umieszczone w widocznym miejscu w samochodzie - w zasięgu wzroku kierowcy.

Pracodawcy, którzy zezwalają pracownikom na korzystanie ze służbowego sprzętu i poczty elektronicznej do celów prywatnych muszą liczyć się z tym, że ma to daleko idące konsekwencje dla monitorowania powyższych. Pracodawca stosując monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji pracownika ani jego innych dóbr osobistych, np. prawa do prywatności czy też godności. Zezwolenie pracownikom na korzystanie ze sprzętu służbowego do celów prywatnych jest trudne do pogodzenia ze stosowaniem monitoringu. Pracodawca powinien więc rozważyć zakaz korzystania z określonych urządzeń służbowych w celach prywatnych, jeśli nie może on zapobiec monitorowaniu wykorzystywania tych urządzeń w celach prywatnych.
 

BYOD – bring your own device

Pandemia Covid-19 przełożyła się również na spopularyzowanie wykonywania przez pracowników pracy na ich prywatnych urządzeniach. Pracodawcy instalując służbowe oprogramowanie chcą mieć również możliwość monitorowania pracy pracownika. Z uwagi na ograniczenia jakie narzuca polski Kodeks pracy, niezwykle istotne jest, by to monitorowanie obejmowało wyłącznie treści i aplikacje o charakterze służbowym.

Programy monitorujące nie powinny mieć dostępu do prywatnych plików, zdjęć, wiadomości i prywatnych aplikacji zainstalowanych przez pracownika. Monitorowanie urządzeń prywatnych będzie niezgodne z prawem, jeśli będzie prowadzić do gromadzenia danych dotyczących życia prywatnego i rodzinnego pracownika. Pracodawcy nie powinni zatem monitorować wykonywania pracy przez pracownika poprzez włączanie kamery w urządzeniu bez zgody i wiedzy pracownika.

Umożliwiając pracownikowi wykonywanie pracy na jego prywatnym sprzęcie istotne jest by odpowiednio wcześnie ustalić i wdrożyć metody bezpiecznego przenoszenia danych między urządzeniem a siecią, tak by oprogramowanie zainstalowane na prywatnym sprzęcie w celach związanych z monitorowaniem aktywności pracownika nie ingerowało w jego prywatność w czasie, gdy ten korzysta z urządzenia do celów osobistych. 
 

Kontrola incydentalna

Kontrola incydentalna nie jest uregulowana w polskim prawie i nie stosuje się do niej przepisów o monitoringu. Nie oznacza to jednak, że może być ona dokonywana w sposób całkowicie dowolny. Po pierwsze, kontrola incydentalna powinna być przeprowadzana tylko w uzasadnionych przypadkach związanych z ochroną interesów pracodawcy, w szczególności w celu ochrony tajemnicy informacji. Kontrola ta nie może polegać a ciągłym monitorowaniu aktywności pracownika – jeśli tak jest, to będzie to monitoring a nie kontrola incydentalna.

Zasady kontroli powinny zostać uregulowane przez pracodawcę, a pracownik powinien mieć świadomość możliwości jej przeprowadzenia. Kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji, prywatności ani innych dóbr osobistych pracownika, który powinien zostać nadto poinformowany o zasadach przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z art. 12 i 13 RODO w przypadku przeprowadzenia takiej kontroli.