Umowę o pracę zawiera się na piśmie, jednak niedochowanie tej formy nie powoduje jej nieważności. 

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Może to zrobić w formie elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 281 pkt 2 KP niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny.

Podpisanie umowy o pracę przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne ze spełnieniem warunku poinformowania pracownika na piśmie o warunkach zatrudnienia.

Dlatego rekomendujemy, by umowa o pracę była zawsze podpisywana przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Co do zasady ze strony pracownika wystarczy zachowanie formy dokumentowej (np. mail) pod warunkiem, że w umowie o pracę nie znajdują się postanowienia dotyczące praw autorskich albo zakazu konkurencji. Dla ważności takich postanowień wymagane jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności (przez każdą ze stron umowy). To oznacza, że: a) obie strony powinny podpisać taką umowę własnoręcznie, albo b) obie strony powinny podpisać ją kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, albo c) jedna strona (np. pracodawca) podpisuje umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a druga (np. pracownik) własnoręcznie.
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Lipiec 2021.