Pracodawca może przekazać pracownikowi informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych (w podziale na miesiące) drogą elektroniczną tylko za zgodą pracownika. W naszej ocenie nie ma przeszkód prawnych, by zgoda była wyrażona drogą elektroniczną (np. poprzez e-mail).

W przypadku przekazywania raportów w formie dokumentu elektronicznego, należy pamiętać, by opatrzyć ten dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

Jeśli pracownik otrzymał omawiane informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych za wszystkie miesiące danego roku kalendarzowego, to pracodawca nie ma już obowiązku przekazania pracownikowi informacji rocznej za ten sam rok kalendarzowy w terminie do 28 lutego roku następnego. W takim przypadku pracownik otrzymał już bowiem informacje o wszystkich danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych, które pracodawca złożył za niego w danym roku kalendarzowym.

Pracodawca nie ma obowiązku odbierania od pracownika potwierdzenia odbioru (i przeczytania) przez pracownika raportu wysłanego drogą elektroniczną. Wystarczająca będzie, dla celów dowodowych, możliwość wykazania, że informacja została wysłana przez pracodawcę i weszła na serwer pracownika, umożliwiając mu tym samym odczytanie wiadomości.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Czerwiec 2021.