Wewnętrzne postępowania wyjaśniające – praktyka rynkowa czy wymóg prawny | PRO HR Year Book 2020

Prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających staje się coraz częstszą praktyką w polskich przedsiębiorstwach. Jeszcze kilka lat temu o „śledztwach wewnętrznych” słyszeliśmy głównie w kontekście międzynarodowych korporacji, które mierzyły się z poważnymi ryzykami odpowiedzialności korporacyjnej, np. w Stanach Zjednoczonych, Niemczech lub Wielkiej Brytanii.

W ostatnich latach w Polsce znacznie wzrósł poziom świadomości zarządzających, którzy dostrzegając ryzyka nie tylko prawne, ale również reputacyjne, zaczęli przykładać coraz większą wagę do zarządzania zgodnością, przeciwdziałania nieprawidłowościom i etycznemu prowadzeniu biznesu.

Przedsiębiorcy dostrzegli, że tolerowanie nieprawidłowości, „zamiatanie problemów pod dywan” jest działaniem krótkowzrocznym, które prędzej czy później obróci się przeciwko ich firmie. Konsekwencją tego bez wątpienia było wzmocnienie funkcji kontrolnej w wielu organizacjach. Zmienność i złożoność otoczenia prawnego biznesu oraz zła jakość stanowionego prawa wpłynęły w dużej mierze na to, że wiele firm zdecydowało na się zbudowanie działów compliance lub też stworzenie stanowisk compliance oficerów.

Do niedawna było to rzadkością w firmach. 

To tam, w działach compliance, często zaczynają się wewnętrzne postępowania wyjaśniające, których celem jest wyjaśnienie zgłoszonych lub wykrytych nieprawidłowości.


Postępowania wyjaśniające w Polsce


Nie ma kompleksowej regulacji prawnej, która dotyczyłaby prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Czyni to każdą sprawę nowym, szczególnym pod względem prawnym wyzwaniem. Nasze doświadczenia gromadzone często we współpracy z zagranicznymi prawnikami pokazują, że istnieje spektrum zagadnień, które regularnie się powtarzają.

Wymienić tu możemy:

  • niezależność i bezstronność podmiotu prowadzącego postępowanie;
  • poufność: ochrona prawna informacji gromadzonych w toku postępowania (tajemnica adwokacka lub radcowska), ciągle wielu przedsiębiorców chce by wyjaśniana sprawa pozostała wewnątrz organizacji;
  • właściwe zabezpieczenie dowodów zgromadzonych w postępowaniu (dla potrzeb dowodowych w innych postępowaniach);
  • ochrona danych osobowych, które przewijają się w toku analiz;
  • uprawnienia osób, które biorą udział w rozmowach wyjaśniających;
  • podstawy zaangażowania specjalistów (detektywów, ekspertów z zakresu informatyki, itp.)
  • ewentualny obowiązek zawiadomienia organów ścigania;
  • realne możliwości naprawienia ewentualnej szkody.

Tylko w niektórych obszarach działalności gospodarczej istnieją przepisy, które dotykają zagadnień związanych z wyjaśnianiem nieprawidłowości wewnątrz organizacji. Obowiązek taki przewidują niektóre ustawy regulujące rynek finansowy oraz obszar przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Pewne szczątkowe regulacje zawiera także Kodeks pracy, który nakazuje ustalić przyczyny wypadku. Przewidziany tam obowiązek przeciwdziałania mobbingowi coraz częściej jest intepretowany jako powinność zbadania przez pracodawcę (powołaną przez niego komisję) zarzutów pracownika o stosowanie wobec niego mobbingu.

W Polsce nie ma wypracowanych jednolitych standardów etycznych na potrzeby prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Wymienione wyżej zagadnienia prawne w kontekście wewnętrznych postępowań nie trafiły jeszcze na wokandy sądów i nie doczekały się orzeczeń, które stanowiłyby w jakimkolwiek aspekcie istotne punkty odniesienia. Z tych względów bezcenne jest dla nas czerpanie z doświadczeń innych, głównie prawników z zachodnich jurysdykcji.

Polską specyfiką tego rodzaju postępowań są takie kwestie jak:

  • silna ochrona pracownika w polskim prawie, w tym jego prywatności w miejscu pracy,
  • brak realnej odpowiedzialności karnej spółek, co skutkuje zwiększonym ryzykiem po stronie kadry zarządzającej - również za brak właściwej reakcji na wykryte nieprawidłowości,
  • brak prawa holdingowego i jasnych standardów w zakresie corporate governance, które regulowałyby odpowiedzialność spółek w ramach grupy kapitałowej, wykonywanie nadzoru w podmiotach zależnych, w tym przepływ i dostęp do informacji pomiędzy nimi.
Co się zmieni?


W grudniu 2021 r. upłynie termin na implementację dyrektywy UE o ochronie sygnalistów. Bez wątpienia ten akt wymusi dalsze zmiany w podejściu przedsiębiorców do prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Zgłoszenie sygnalisty podlegającego szczególnej ochronie prawnej, będzie musiało być odnotowane, przeanalizowane i wyjaśnione w sposób adekwatny do okoliczności. W owym obowiązku wyjaśnienia zgłoszenia kryje się nakaz podejmowania działań, które w wielu sytuacjach będą musiały przybrać formę wewnętrznych postępowań wyjaśniających. To, w jaki sposób polski ustawodawca podejdzie do tego zagadnienia pozostaje na razie niewiadomą.

Obserwujemy też coraz większy zakres zagadnień, których dotyczą postępowania. To nie są już tylko nieprawidłowości, które noszą znamiona przestępstw (korupcja, defraudacja). Coraz częściej bierzemy udział w postępowaniach, które dotyczą kwestii „miękkich” – takich jak relacje międzyludzkie, trudny do uchwycenia konflikt interesów, czy też naruszenie norm etycznych. Rośnie świadomość pracowników i przysługujących im praw, częściej decydują się oni na zgłaszanie nieprawidłowości.

Dostrzegamy w tym kierowane wobec wielkich organizacji oczekiwanie przestrzegania jak najwyższych standardów etycznych, w tym transparentności. Profesjonalne i etyczne prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających niewątpliwie się do tego przyczynia. 

Więcej artykułów w PRO HR Year Book 2020.