Jednym z nieoczekiwanych efektów pandemii Covid-19 jest przyspieszenie procesu digitalizacji w działach HR. Pracodawcy zostali zmuszeni przez obiektywne okoliczności do znalezienia sposobu na realizowanie wszystkich procesów kadrowych na odległość, najlepiej bez wykorzystania papieru. Nie dziwi więc to, że coraz popularniejsze stają się nawet te rozwiązania, które dotychczas budziły niechęć jako zbyt skomplikowane.

Dobrym na to przykładem są zdygitalizowane akta osobowe, popularnie zwane e-teczkami, dzięki którym pracownicy działu kadr mogą mieć dostęp do dokumentów pracowniczych nie tylko w biurze, w którym są szafy z aktami pracowniczymi, ale także w czasie pracy zdalnie z domu. 

HR bez papieru to przyszłość. Świetnie wpisuje się w strategie firm, które stawiają na nowoczesne i ekologiczne rozwiązania. W przyszłości będziemy sobie zadawać pytanie, czemu tę rewolucję zapoczątkowała dopiero pandemia Covid.
 

Trochę historii

Przepisy, które zrównują skuteczność prawną dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym z dokumentami podpisanymi własnoręcznie na papierze funkcjonują w polskim prawie od niemal 20 lat. 

Ramy funkcjonowania podpisów kwalifikowanych regulowała początkowo ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, która jeszcze przed przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej wdrażała do polskiego systemu prawnego dyrektywę 1999/93/WE z 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych.

Ustawa ta wprowadziła również do kodeksu cywilnego art. 78 § 2, obowiązujący od 16 sierpnia 2002 roku, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne formie pisemnej. 

Na początku budziło wątpliwości, czy te przepisy można stosować również w prawie pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 sierpnia 2009 r. (I PK 58/09), w którym wyraźnie stwierdził, że przepis ten ma również zastosowanie do oświadczeń woli związanych z zatrudnieniem, w tym do rozwiązania umowy o pracę. 

Ten wyrok, choć ważny, nie był jednak przełomowy dla praktyki. Nadal przepisy o kwalifikowanych podpisach elektronicznych były rzadko stosowane w codzienności działów HR. Pierwszą barierą było pozorne skomplikowanie takich podpisów, ich uzyskanie było dość uciążliwe, kosztowne i zarezerwowane dla nielicznych. Wciąż łatwiej było dokument wydrukować, podpisać i osobiście doręczyć pracownikowi. Druga bariera wynika z przyzwyczajeń. Wielu menadżerów i dyrektorów HR nie wyobrażało sobie, że można kogoś zwolnić bądź zatrudnić emailem.

Komisja Europejska dostrzegła, że dotychczasowe przepisy są niewystarczające dla dalszego rozwoju transakcji elektronicznych i podjęła działania w kierunku ich zmiany. W 2016 r. wspomniana dyrektywa została zastąpiona przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (tzw. Rozporządzenie eIDAS). W przeciwieństwie do dyrektyw unijne rozporządzenia nie wymagają wdrożenia do lokalnych porządków prawnych państw członkowskich. Tym niemniej, w celu ułatwienia jego stosowania zmianie uległy również polskie przepisy. 

Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej zastąpiła ustawę o podpisie elektronicznym. Wprowadziła również zmiany do kodeksu cywilnego. Pojawiła się w nim definicja dokumentu, za który uznawane zaczęły być wszelkie nośniki informacji pozwalające na zapoznanie się z jej treścią. Od tej chwili dokumentem obok tych tradycyjnych papierowych stały się również np. e-maile czy smsy. Pojawiła się również nowa forma prawna składania oświadczeń woli – forma dokumentowa. Dla jej zachowania wystarczające jest złożenie oświadczenia w postaci dokumentu, kluczowe jest jednak, aby możliwe było ustalenie osoby, od której takie oświadczenie pochodzi.

Wystarczające jest więc np. wysłanie oświadczenia mailem czy smsem, pod warunkiem, że nie ma wątpliwości kto z takiego maila, czy telefonu, z którego wysłano smsa korzysta. Nadal w kodeksie cywilnym znajduje się też przepis zrównujący w skutkach prawnych dokumenty pisemne podpisane własnoręcznie z dokumentami podpisanymi kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zmienił się natomiast jego numer (obecnie jest to art. 781 § 2 kc).

Kolejnym krokiem, który przybliżał nas do digitalizacji w HR, choć mogłoby się wydawać, że nie ma ze sprawami kadrowymi żadnego związku, było wprowadzenie w październiku 2018 r. obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych elektronicznie i podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe muszą być corocznie składane przez spółki zarejestrowane w Polsce (zarówno osobowe jak i kapitałowe), w związku z czym wprowadzenie tego wymogu spowodowało, że większość członków zarządu spółek nabyło taki podpis. Zaczęli zapoznawać się z tym narzędziem, które okazało się łatwe i poręczne w użyciu. Choć jednak korzystali oni z tych podpisów, aby złożyć sprawozdania finansowe, nie zawsze byli przekonani do ich wykorzystania w biznesie, a tym bardziej w sprawach kadrowych.

Przywiązanie do papieru

Nawet w podmiotach, które są innowacyjne i stawiają na obrót elektroniczny, w HRze często nadal królował papier. Jeszcze nie tak dawno, wiarygodne udokumentowanie zawarcia umowy, złożenia wniosku urlopowego, czy złożenia wypowiedzenia możliwe było tylko na papierze. 

Co więcej, choć przepisy zrównujące w skutkach prawnych dokumenty zawarte w tradycyjnej formie pisemnej z tymi elektronicznymi, podpisanymi podpisem kwalifikowanym już od dawna obowiązywały, to do początku 2019 r. akta osobowe pracowników mogły być prowadzone wyłącznie w postaci papierowej. To zaś oznaczało, że pełna digitalizacja HR nie była możliwa. Nawet bowiem jeśli umowa o pracę czy wypowiedzenie zostały sporządzone elektronicznie i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to musiały być następnie wydrukowane i wpięte do odpowiedniej części papierowej teczki pracowniczej.

E-teczka

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników, w postaci elektronicznej istnieje od niemal 2 lat. 1 stycznia 2019 r weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które to umożliwia. Do niedawna z tej opcji skorzystało niewielu pracodawców. Choć działy HR czekały na taką możliwość, to nie spodziewano się, że wymagania techniczne dokumentacji elektronicznej będą aż tak skomplikowane, a proces digitalizacji czasochłonny i kosztowny. Dostawcy narzędzi też nie byli od razu przygotowani na taką rewolucję. 

Okazało się bowiem, że nie wystarczy po prostu położyć dokumenty mieszczące się w teczce pracownika w podajniku kopiarki i je zeskanować. Każdy dokument musi być zeskanowany osobno (w odpowiedniej, określonej przepisami rozdzielczości) i zapisany w formacie PDF. Co więcej, każdy taki skan musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Ma to stanowić potwierdzenie, że stanowi on rzetelne odwzorowanie dokumentu papierowego - swoiste potwierdzenie zgodności skanu z oryginałem.

Ponadto e-teczka powinna być prowadzona w systemie teleinformatycznym, który musi spełniać ściśle określone w rozporządzeniu wymagania (np. umożliwiać wyszukiwanie dokumentów po tzw. metadanych – dodatkowych informacjach, które muszą być przypisane do każdego dokumentu umieszczonego w e-teczce). Zdecydowanie nie wystarczy więc zapisanie skanów papierowych dokumentów w folderach utworzonych na dysku wspólnym, czy w chmurze. E-teczka to coś więcej.

Digitalizacja procesów HR
 

Jeśli chodzi o niektóre procesy kadrowe, to ich digitalizacja od pewnego czasu odbywała się naturalnie. Przykładem może być zarządzanie i ewidencjonowanie czasu pracy. Wiele firm od lat ma połączoną ewidencję czasu pracy z systemem umożliwiającym wstęp do biura, czy zaczytującym czas logowania do komputera, a czasów, kiedy listy obecności albo wnioski urlopowe miały postać papierową już nie pamięta. Gdy zmieniały się przepisy takie organizacje musiały jedynie upewnić się, czy stosowane przez nie rozwiązania spełniają nowe wymogi prawne.

Podobnym procesem jest zarządzanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. W ostatnich latach coraz popularniejsze stawały się platformy kafeteryjne obsługiwane całkowicie elektronicznie.

Nadal jednak niewiele firm mogło pochwalić się pełną digitalizacją HR.

Pandemia Covid i zmiana nastawienia

W dobie pandemii okazało się, że nasze przyzwyczajenia do tradycyjnych papierowych dokumentów utrudniają zatrudnianie pracowników, zarządzanie nimi w czasie wykonywania pracy zdalnej, wprowadzanie zmian do umów, czy wreszcie proces zwolnień. Konieczność zachowania dystansu społecznego wykluczyła osobiste spotkania mające na celu podpisanie umowy o pracę, listu podwyżkowego, aneksu związanego z awansem, czy wręczenie wypowiedzenia. 

Po dokładniejszym przyjrzeniu się przepisom prawa pracy, okazało się jednak, że z wszystkich tych procesów (a także z wielu innych) z powodzeniem można wyeliminować papier i równie skutecznie osiągnąć zamierzone cele. 

Pracownicy działów kadr zaczęli również dostrzegać wartość w możliwości posiadania zdalnego dostępu do dokumentacji pracowniczej, który jest bardzo utrudniony, a wręcz niemożliwy, gdy dokumentacja jest prowadzona w tradycyjnej papierowej postaci. 

Od początku pandemii nasi Klienci coraz częściej zgłaszali się do nas z pytaniami jak zatrudnić, awansować lub zwolnić pracownika, który pracuje zdalnie i nie ma w domu drukarki. Byli bardzo zaskoczeni jakie to w praktyce jest proste. To zainspirowało nas do szukania możliwości pełnego wyeliminowania papieru i obalania mitów. HR bez papieru jest możliwy i to już dziś. 

Zachęcamy do śledzenia naszej strony internetowej dedykowanej projektowi HR bez Papieru. 

Więcej artykułów w PRO HR Year Book 2020.