Wiele zagranicznych podmiotów prowadzących działalność w Polsce w komunikacji posługuje się językiem obcym. Niezależnie od tego, dokumenty dot. ochrony danych osobowych należy sporządzić po polsku lub w wersji dwujęzycznej. W przeciwnym razie Prezes UODO może zakwestionować taką praktykę jako niezgodną z przepisami RODO.  

Jasna komunikacja

Przejrzystość komunikacji to jeden z podstawowych obowiązków, które RODO nakłada na administratora danych osobowych. 
Art. 12 RODO określa podstawowe wymogi odnoszące się do sposobu komunikacji z osobą, której dane dotyczą. Zobowiązuje on administratora do udzielenia podmiotowi danych informacji w formie zwięzłych, przejrzystych i zrozumiałych komunikatów – jasnym i prostym językiem. 

Na administratorze spoczywa nie tylko odpowiedzialność za przestrzeganie zasady przejrzystości, ale musi on również być w stanie wykazać jej przestrzeganie w myśl zasady rozliczalności (zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO).

Język prowadzenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych

RODO nie narzuca wprost języka, w jakim ma być prowadzona dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych. Administrator ma obowiązek tak zaprojektować funkcjonujący u siebie system ochrony danych osobowych, aby był zgodny z RODO tj. jasny i przejrzysty. 

Prezes UODO uważa jednak, że dokumentacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w podmiocie działającym na terenie Polski, powinna być prowadzona w języku polskim, co nie wyklucza również innego języka. Sporządzenie dokumentów wyłącznie w języku angielskim (lub innym obcym) jest w opinii Prezesa UODO niewystarczające dla wykazania przez administratora funkcjonującego w ramach polskiego porządku prawnego zgodności z RODO. 

Prezes UODO zwraca ponadto uwagę na obowiązywanie w Polsce innych niż RODO aktów regulujących zasady przetwarzania danych osobowych, takich jak ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, czy też akty prawne regulujące tajemnice prawnie chronione lub ochronę danych w poszczególnych sektorach. Wewnętrzna dokumentacja obowiązująca w międzynarodowych grupach kapitałowych, powinna zatem uwzględniać również polskie ustawodawstwo.

Język komunikacji z pracownikami

W ocenie Prezesa UODO, fakt, że pracownik administratora nie posługuje się językiem polskim, nie zwalnia go z prowadzenia komunikacji odnośnie do przetwarzania danych osobowych również w języku polskim. Zrozumiałym jest, że administrator w takiej sytuacji powinien komunikować się z pracownikiem również w innym – zrozumiałym dla niego języku.

Wykonywanie przepisów z zakresu prawa pracy

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o języku polskim, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. 

W przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, należy pamiętać o wymaganiach, które na pracodawcę w tym zakresie nakłada Kodeks pracy (tj. poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, przekazanie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy pisemnej informacji dot. celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu, czy też wreszcie samo ustalenie wspomnianych celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu). Dokumenty te powinny zostać sporządzone w języku polskim albo w wersji dwujęzycznej. 

Język komunikacji z Prezesedxm UODO
 

Prezes UODO, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o języku polskim, dokonuje czynności urzędowych oraz składa oświadczenia woli w języku polskim. Oznacza to, że komunikację z organem nadzorczym należy prowadzić w języku polskim. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych Prezes UODO może żądać przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji. Podmiot przedkładający dokumentację jest obowiązany wykonać tłumaczenie na własny koszt. 

Przepisy ustawy nie wyłączają zatem możliwości przedkładania w postępowaniu dokumentów obcojęzycznych – jego uczestnik będzie jedynie zobligowany do dostarczenia tłumaczenia tych dokumentów na język polski. 

Więcej artykułów w PRO HR Year Book 2020.