Od tego, jakim rodzajem podpisu elektronicznego podpiszemy dokument, zależą jego dalsze losy prawne. Często mówi się, że dokument został podpisany elektronicznie albo wysłany elektronicznie, przyjmując, że oznacza to, to samo. Jest jednak inaczej.

Dokument można podpisać elektronicznie na trzy różne sposoby:

• zwykłym podpisem elektronicznym,
• zaawansowanym podpisem elektronicznym oraz
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Tylko ten ostatni ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że aby dokument, który zamierzamy podpisać i wysłać zdalnie był równoważny z dokumentem podpisanym własnoręcznie, musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie niezbędne wyłącznie przy tych czynnościach, dla których ustawa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. Takie czynności wymagają albo podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

We wszystkich pozostałych czynnościach, dla których ustawa zastrzega formę pisemną, ale bez rygoru nieważności, wystarczające będzie użycie podpisów niekwalifikowanych. Takich czynności w prawie HR jest najwięcej. Pamiętajmy, że każdy podpis elektroniczny, nie tylko ten kwalifikowany, wywiera określony skutek prawny. Z tego względu digitalizacja działów HR, jest nie tylko prawnie możliwa, ale i coraz bardziej pożądana i powszechna.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR grudzień 2020.