Epidemia wywołana SARS CoV-2 znacząco rozszerzyła uprawnienia strony społecznej przy wprowadzaniu rozwiązań mających na celu złagodzenie skutków COVID-19.

O ile zasady funkcjonowania związków zawodowych określa ustawa, o tyle w przypadku reprezentacji pracowników takich zasad brakuje.

Kluczowe jest tutaj uprawnienie pracodawcy do powołania reprezentacji załogi i ustalenie zasad jej współdziałania z pracodawcą. Pracodawca nie ma jednak swobody w organizacji wyborów. Wybory powinny być bowiem:

1. powszechne – wszystkim pracownikom powinno przysługiwać prawo głosu; 
2. równe – każdy pracownik powinien mieć głos;
3. bezpośrednie – przedstawiciele są wybierani bezpośrednio przez pracowników.

Szczegółowe reguły przeprowadzenia wyborów powinny być ustalone w regulaminie wyborów. Należy w nim uregulować terminy zgłaszania kandydatów, terminy głosowania, okres kadencji przedstawicieli, ich liczbę, sposób oddania głosów czy postępowania na wypadek zmian w składzie przedstawicieli.

Pracodawca powinien również w regulaminie określić kto może być kandydatem. Można przy tym takie prawo ograniczyć do osób np. z odpowiednim stażem pracy w zakładzie pracy czy z określoną wiedzą. 

Kluczowe jest prawidłowe określenie kompetencji wybranych przedstawicieli. Warto przy tym te kompetencje określać stosunkowo szeroko i odwoływać się do wszelkich działań przewidujących współpracę ze stroną społeczną w prawie pracy czy nawet poza takim przepisami (np. w ustawach dot. zwalczania COVID-19 czy o pracowniczych planach kapitałowych).

Trudno przy tym za taką reprezentację uznać osoby jednostronnie narzucone przez pracodawcę. Takie uprawnienie nie przysługuje pracodawcy nawet wtedy, gdy nie zgłosił się żaden kandydat. Należy to potraktować jako wyraz braku zgody pracowników na powołanie przedstawicieli i zawierania jakichkolwiek porozumień wskazanych w przepisach. 

Niewłaściwie powołana czy umocowana reprezentacja pracowników oznacza dotkliwe ryzyka dla pracodawcy. Uznanie, że reprezentacja nie została należycie powołania albo nie ma określonych kompetencji, otwiera drogę do podważania porozumienia zawartego z taką stroną społeczną. Takie porozumienia najczęściej prowadzą do zmiany warunków pracy lub płacy. Ich nieważność może zatem oznaczać dla pracodawcy brak pewnych rozwiązań i większe obciążenia finansowe.

Dla przykładu, w przypadku uznania za nieważne porozumienie o obniżeniu wymiaru czasu pracy, pracodawca może być zobowiązany zwrócić pracownikom obniżone z tego tytułu wynagrodzenia, a urzędowi pracy – dofinansowanie otrzymane w ramach przeciwdziałania COVID-19.

Więcej w newsletterze dotyczącym zagadnień prawa HR - PRO HR lipiec 2020.