Jak bezpiecznie obniżyć wysokość składki wpadkowej? | PRO HR Koronawirus

2020.09.30

Sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się w Polsce koronawirusa sprzyja w sposób szczególny poszukiwaniu możliwości ograniczenia kosztów pracy. W tym zakresie warto zidentyfikować potencjalne obszary oszczędności z tytułu składki wypadkowej. 

Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, że jakkolwiek sama składka jest obowiązkowa, to już jej wysokość można we własnym zakresie zweryfikować i optymalizować. W zależności od sytuacji, optymalizacja składki może osiągnąć poziom nawet kilku procent rocznie wypłacanych wynagrodzeń, co w przypadku dużych firm może przełożyć się na znaczące sumy.

W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że poziom stawki składki wypadkowej płaconej przez pracodawcę zależy od:

  • rodzaju prowadzonej działalności według PKD oraz liczby ubezpieczonych;
  • liczby osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy oraz
  • liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

O ile rodzaj prowadzonej działalności jest elementem stałym, o tyle w obszarze pozostałych czynników jak najbardziej możliwe są działania w kierunku racjonalizacji składki. 


Skąd znaleźć oszczędności z tytułu składki wypadkowej?


Oszczędności z tytułu składki wypadkowej powinny być poszukiwane w szczególności w obszarach wypadkowości i warunków zagrożenia. Minimalizowanie występowania zagrożeń, czynników szkodliwych i wypadków w środowisku pracy wprost przekłada się bowiem na obniżenie wskaźników i w konsekwencji niższą stopę składki. 

Bliższe przyjrzenie się rozliczeniom z tytułu składki wypadkowej może otworzyć drogę nie tylko do ustalenia niższych wpłat na przyszłość, ale w niektórych przypadkach również do odzyskania ewentualnej nadpłaty z tytułu składek zapłaconych w latach ubiegłych. Takie nadpłaty mogą wynikać z różnych przyczyn i mieć źródło w nieprawidłowościach zarówno po stronie ZUS, jak i po stronie samego płatnika. Okres, za jaki można żądać zwrotu ewentualnej nadpłaty z tytułu składki wypadkowej, obejmuje obecnie do 5 lat wstecz. 


Jak wygląda proces optymalizacji składki wypadkowej?


Przebieg procesu optymalizacji składki wypadkowej, płaconej przez danego płatnika, wyznaczają indywidualne okoliczności po jego stronie. Co do zasady punktem wyjścia dla takiego działania powinno być określenie różnicy pomiędzy składką wypadkową płaconą przez pracodawcę a minimalną i średnią dla danego rodzaju działalności. 

Jeśli okaże się, że składka płacona jest w wysokości wyższej niż minimalna, powstaje pytanie o przyczyny takiego stanu rzeczy. Prawidłowa identyfikacja tych przyczyn wymaga przede wszystkim zbadania dokumentacji przekazywanej do ZUS, ale też analizy środowiska pracy, w szczególności pod kątem wypadkowości i warunków zagrożenia. Jest to etap kluczowy dla określenia potencjalnych obszarów oszczędności i możliwych działań w kierunku racjonalizacji wysokości składki.

Następnym krokiem powinno być opracowywanie planu działania obejmującego rozwiązania umożliwiające korektę ewentualnych nieprawidłowości, osiągnięcie potencjalnych korzyści z obniżenia wysokości składki na przyszłość lub odzyskanie ewentualnych nadpłat. 

Więcej w artykule r.pr. Łukasza Kuczkowskiego i r.pr. Pauliny Zawadzkiej-Filipczyk „Obniżenie składki wypadkowej sposobem na oszczędności w czasie pandemii”  dla Dziennika Gazeta Prawna (artykuł z 24 września 2020 r.).