Obszerna nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy poszerzyła krąg podmiotów zobowiązanych. Znacznie więcej spółek i jednostek zajmujących się usługowo księgowością będzie musiało spełnić wymogi stawiane przez jej przepisy. 

Wiele wątpliwości wzbudzało uznanie za instytucje obowiązane podmiotów, które prowadzą działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Taką działalnością, zgodnie z ustawą o rachunkowości, było wykonywanie szeregu czynności związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, inwentaryzacją, wyceną aktywów i pasywów, sporządzaniem sprawozdań finansowych. Nie mieściły się w definicji instytucji obowiązanej podmioty, które pełniły w grupach kapitałowych funkcje centrum usług wspólnych czy zajmowały się jedynie wycinkiem działalności rachunkowo-księgowej. 

Nowelizacja dodaje do ustawy nowa kategorię instytucji obowiązanej. Są nimi przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Nowa definicja obejmie więc podmioty, które świadczą tylko niektóre usługi a nawet doradców podatkowych. 

Nowe instytucje obowiązane będą musiały dostosować swoja strukturę wewnętrzną i procedury do ustawowych wymogów. Konieczne będzie wyznaczenie członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie tych obowiązków, kadry kierowniczej wyższego szczebla i menadżera ds. AML, który będzie je wykonywał. Instytucje obowiązane muszą opracować ocenę ryzyka prania pieniędzy w ich codziennej działalności, która stanowi podstawę wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy. W stosunku do swoich klientów księgowi będą musieli stosować środki bezpieczeństwa finansować – pozyskiwać informacje o beneficjentach rzeczywistych, reprezentantach, majątku czy zakresie działalności. Stosowanie tych środków musi być dokumentowane a niektóre transakcje powinny być zgłaszane Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. 

Nowe instytucje obowiązane mają bardzo mało czasu na dostosowanie się do nowych przepisów. Wejdą one w życie już 31 lipca 2021 r. Wdrożenie wszystkich nowych obowiązków wymaga więc dużego wysiłku organizacyjnego, zwłaszcza działów finansowych, działów HR i zarządów. 
 

Więcej w kwartalniku dla pracodawców z sektora compliance - PRO HR Compliance