PRO HR Compliance | Marzec 2021

2021.03.30

Przed czwartą edycją Compliance Day (wrzesień 2020) przeprowadziliśmy badanie jakościowe na podstawie ankiety dotyczącej funkcjonowania w organizacjach systemu sygnalizacji. Dzisiaj prezentujemy najważniejsze wnioski ankiety na tle ogólnych informacji o stanie prac nad ustawą o ochronie sygnalistów w Polsce.
 

  • Przyjmowanie i kwalifikacja zgłoszeń

U 84% uczestników Compliance Day wdrożono procedurę sygnalizowania nieprawidłowości, przy czym u 14% jest on ograniczony do niektórych tylko nieprawidłowości. Wśród takich cząstkowych procedur sygnalizacyjnych dominowały te dotyczące mobbingu, dyskryminacji i molestowania seksualnego. 

Dopuszczalne są bardzo szerokie i różnorodne kanały komunikacji umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości. Najpopularniejszym jest wiadomość email (81% odpowiedzi). Popularne są również rozmowy bezpośrednie (74%) i listy (64%). Rzadziej występują infolinie, na które można zgłaszać nieprawidłowości. Taki kanał komunikacji wskazało 45% ankietowanych. 

Nasza ankieta wskazuje na wielość systemów sygnalizowania nieprawidłowości. Wśród odpowiedzi znalazły się m.in. formularz na stronie internetowej spółki (ok. 8%) oraz zewnętrzna platforma internetowa (ok. 6%). 

Anonimowe zgłoszenia są rozpatrywane przez 85% spośród uczestników Compliance Day. Warto przy tym przypomnieć, że dyrektywa ws. ochrony praw osób zgłaszających naruszenie praw Unii nie zawiera takiego obowiązku. Przepisy tej dyrektywy pozostawiają państwom członkowskim swobodę regulowania kwestii zgłoszeń anonimowych. Tym niemniej, dotychczasowe projekty polskich aktów prawnych, które dotykały whistleblowingu, zawsze dopuszczały anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości.  

Dyrektywa wprowadza pojęcie ujawnienia publicznego. Oznacza ono podanie informacji o nieprawidłowości do publicznej wiadomości, np. przez media społecznościowe. Takich wypadków, również w Polsce, notujemy coraz więcej. Zapytaliśmy więc Państwa, czy takie informacje traktujecie Państwo jako podstawę  wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Uzyskaliśmy aż 81% odpowiedzi twierdzących, w tym 69% odpowiedzi stanowczych. 12% spośród respondentów stwierdziło, że ujawnienie publiczne może być podstawą wszczęcia wewnętrznego śledztwa, jeśli jest uprawdopodobnione innymi okolicznościami. 

Z różnorodnymi odpowiedziami spotkało się pytanie o osobę, która przyjmuje i kwalifikuje zgłoszenia. Dominowały odpowiedzi związane z działem compliance (ok. 35%) lub prawnym (ok. 14%). Zgłoszenia są jednak kierowane także do zarządu, biura/ działu audytu, działu HR, działu kadr a nawet działu marketingu.

Oczywiście, nie ma jednego, skutecznego i doskonałego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Nie ma też jednego, przeznaczonego do tego stanowiska. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z dyrektywą, osoba, która przyjmuje zgłoszenia i prowadzi dalsze czynności musi zajmować stanowisko niezależne. Powinna ona być umiejscowiona na stanowisku bezpośrednio podległym władzom nadzorczym organizacji (rada nadzorcza), a nie zarządowi. 

Dostrzegliśmy, że również wzrasta w Polsce popularność instytucji tzw. ombudsmanów. Są to osoby powołane w celu bezstronnego wspierania organizacji w rozwiązywaniu konfliktów między pracownikiem a pracodawcą, czasem dostawcą lub innym partnerem a pracodawcą. Taka osoba występuje u ok. 5% spośród organizacji, które udzieliły odpowiedzi, i jest upoważniona do przyjmowania i kwalifikowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Ta tendencja wskazuje na dostrzeżenie roli pracowników w budowaniu etycznego środowiska pracy. To także wyraz rosnącej świadomości załogi co do potrzeby zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w organizacji. 

  • Wewnętrzne postępowania wyjaśniające 

Większość  ankietowanych stwierdziła, że w ich organizacjach  został ustanowiony  compliance officer i to ta osoba najczęściej prowadzi wewnętrzne śledztwa (45% odpowiedzi). Co ciekawe, na drugim miejscu znalazł się nie szef działu prawnego, a szef działu HR (38%). Może to wynikać z przydzielenia szefowi działu HR spraw związanych z przestrzeganiem prawa pracy, w tym spraw mobbingowych i związanych z molestowaniem czy dyskryminacją. Szef działu prawnego znalazł się na 3-cim miejscu (31%). Postępowania prowadzą też często przedstawiciele działu audytu (24%) oraz członkowie zarządu lub rady nadzorczej (ok. 16%). 

Większość organizacji dopuszcza do udziału w postępowaniu wyjaśniającym zewnętrznych specjalistów. Najczęściej jest to zewnętrzny prawnik (38%), informatyk lub informatyk śledczy (31%) i specjalista z zakresu BHP (19%). Wśród odpowiedzi znalazły się jednak również takie osoby, jak detektywi (5%), specjalista corporate social responsibility (7%) czy psycholog (5%). Około 5% z ankietowanych nie dopuszcza do udziału w postępowaniach żadnych osób spoza organizacji. 

Zdecydowana większość wskazała, że okres prowadzenia postępowania wewnętrznego zamyka się w przedziale  trzech miesięcy (93%). Połowa postępowań trwa poniżej jednego miesiąca a 43% - od jednego do trzech miesięcy. Tylko 5% odpowiedzi wskazuje na dłuższy niż trzy miesiące czas trwania postępowania, a tylko u ok. 2% ankietowanych są prowadzone krócej, niż tydzień. 

Blisko 80% organizacji  sporządza raport po zakończeniu postępowania wyjaśniającego. W przypadku 14% ankietowanych  raporty sporządzane są tylko w niektórych przypadkach. Wśród tej grupy respondentów dominuje reguła, że raport jest sporządzany, jeśli stwierdzono nieprawidłowości (38% tej grupy). 

UWAGA: większość dokumentów gromadzonych czy też wytworzonych w trakcie postępowania, ma charakter poufny. Protokoły rozmów wyjaśniających, raporty detektywów czy informatyczne,  analizy prawne – wszystko to  stanowi wewnętrzne, wrażliwe informacje, zawierające niejednokrotnie tajemnice przedsiębiorstwa, dane osobowe, itp. Często są to informacje, które mogłyby nawet wpłynąć na kurs akcji spółki. Dlatego sporządzenie jego raportu i jego treść oraz określenie adresatów wymaga drobiazgowej analizy.

Zaskoczyło nas, że ok. 17% ankietowanych wskazało, że nie zapewnia ochrony sygnalistom w toku postępowania wyjaśniającego. Wskazuje to, naszym zdaniem, na fakt, że obecne przepisy i rekomendacje są bardzo ogólnikowe i nie wskazują na konkretne środki i metody ochrony sygnalistów.

Przypominamy więc, że podstawą metodą ochrony sygnalisty jest poufność. Ponadto, sygnalista powinien być powiadomiony o swoich uprawnieniach i zobowiązany do tego – w swym własnym interesie - aby informować prowadzącego śledztwo o każdym przypadku stosowania wobec niego działań odwetowych. 

Wśród stosowanych instrumentów ochrony sygnalistów najczęściej wskazywano na: poufność zapewnioną przez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do informacji z postępowania (94%), ochronę przed zwolnieniem w związku z dokonaniem zgłoszenia (84%), ochronę przed pogorszeniem warunków pracy lub płacy (79%) i niewystępowanie przeciwko sygnalistom z jakimikolwiek roszczeniami przed zakończeniem śledztwa (62,5%). Powyższe działania stanowią realizację zakazu działań odwetowych.

Dyrektywa ws. ochrony sygnalistów zna jednak także pojęcie środków wsparcia. Również w udzielonych odpowiedziach takie elementy występują. U 19% ankietowanych sygnalista może liczyć na pomoc psychologiczną a u 12,5% na pomoc prawną, jeśli w związku z nieprawidłowością doszło do naruszenia praw sygnalisty.  

Niemal po równo podzieliło ankietowanych pytanie o możliwość udziału w postępowaniu wewnętrznym pełnomocników. Niewielką przewagę uzyskały te organizacje, które nie dopuszczają do udziału pełnomocników w śledztwach wewnętrznych (55%). 

  • Raport i wdrażanie wniosków z postępowania

U ok. 55% spośród respondentów postępowania wyjaśniające skutkowały zmianami organizacyjnymi w firmach. Przeważają szkolenia przeprowadzone po zamknięciu postępowania (90,5%), zmiany obowiązujących lub wdrożenie nowych procedur (84,5%) oraz zmiany struktury organizacyjnej (28%). W  15,5% przypadków  postępowanie doprowadziło do powołania zespołu lub działu ds. compliance. 

Zdecydowana większość  ankietowanych szkoli pracowników z funkcjonowania systemu sygnalizacji (84,5%). Ponad połowa (51,5%) prowadzi takie szkolenia cyklicznie. Szkolenia cykliczne najczęściej są prowadzone raz do roku, zazwyczaj online (ok. 61%) lub bezpośrednio – przez kadrę zarządzającą (22,5%) lub zewnętrznych trenerów (ok 4%). 

  • Oceny whistleblowingu i problemy z nim związane 

U blisko 64% uczestników ankiety występuje brak wiary pracowników, że postępowanie wyjaśniające doprowadzi do wyjaśnienia sprawy i ukarania osób winnych naruszeń. Zapewne ma na to wpływ fakt, że prowadząc takie postępowanie pracodawca często nie ma narzędzi potrzebnych do wyjaśnienia sprawy (na co zwraca uwagę 27,5% respondentów). Wśród największych problemów funkcjonowania systemu sygnalizacji wskazywano brak spisanej procedury postępowania w przypadku zgłoszenia naruszenia(15,5%), przewlekłość postępowań (24%), brak samodzielności prowadzącego (31%). 

  • Kto brał udział w badaniu? 

Wśród uczestników ankiety znaleźli się przedstawiciele zarówno małych, średnich jak i dużych przedsiębiorców.

5% spośród nich reprezentuje firmy zatrudniające do 50 pracowników; 24% firmy zatrudniające od 51 do 250 pracowników; 10,5% firmy zatrudniające od 251 do 500 pracowników; 17% firmy zatrudniające od 501 do 1000 pracowników; 43,5% firmy zatrudniające powyżej 1000 pracowników. Uczestnicy ankiety reprezentują wszystkie gałęzie gospodarki, w tym produkcję (8,5%), finanse (5%), medycynę/ farmaceutykę (7%). 

Większość uczestników ankiety nie ma do czynienia z wieloma zgłoszeniami w sprawie nieprawidłowości. W ciągu minionych dwóch lat u 72,5% zgłoszono nieprawidłowości mniej, niż 10 razy. Zgłoszenia w liczbie od 11 do 20 pojawiły się u 17% uczestników, w liczbie od 21 do 50 oraz od 51 do 100 – u 5% dla każdej z tych liczb. 

  • Wnioski

Whistleblowing nie jest dla ankietowanych zagadnieniem nowym. System zgłaszania nieprawidłowości, prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających to działania, które wiele firm podejmuje w przekonaniu, że są istotne i przyczyniają się do  rozwoju organizacji. 

Jednocześnie szczegółowe odpowiedzi udzielane na pytania wskazują, że brak jest w Polsce jednolitych standardów systemów sygnalizacji. Dotyczy to umiejscowienia w strukturze organizacyjnej osób i komórek zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń czy sposobu zapewnienia ochrony sygnalistom. Brak jest również jednoznacznych standardów tej ochrony. 

Dostrzec można dość oczywistą prawidłowość, że ochrona sygnalisty to nie jest wyłącznie wyzwanie prawne ale również organizacyjne, a prawidłowe, funkcjonujące w praktyce rozwiązania wymagają działań skoordynowanych z innymi (nie tylko prawnymi) obszarami organizacji.
 


Więcej w marcowym PRO HR Compliance

Zobacz plik PDF