Jak działać w momencie przeszukania? | PRO HR Compliance

2021.06.24

Polskie prawo nadaje wielu instytucjom prawo przeprowadzania kontroli w spółkach i innych organizacjach. Prawo takie ma Inspekcja Pracy, Straż Graniczna, urzędy kontroli skarbowej a także organy postępowania karnego, w tym zwłaszcza Policja. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie przysługują im prawa i jakie maja obowiązki w trakcie takiej kontroli.

Czynności organów państwowych prowadzone w siedzibach spółek są dla personelu zawsze stresujące, w trakcie takich wydarzeń mogą popełniać błędy, zdradzać zastrzeżone informacje czy wydawać zastrzeżone dokumenty. Współpraca z organami państwowymi nie powinna prowadzić do naruszenia przepisów prawa i interesu pracodawcy. Dlatego rekomendowane jest, chociażby przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie, aby spółki wdrożyły wytyczne na wypadek takich zdarzeń. 

Przewidują one sposób postępowania pracowników w kontakcie z funkcjonariuszami różnych organów mających prawo kontrolowania spółek. W tego rodzaju procedurach wskazuje się osoby, które powinny pozostawać w bieżącym kontakcie z funkcjonariuszami, określa się, jakie informacje te osoby mogą przekazywać. Co równie  ważne, w procedurze wyraźnie wprowadza się rozróżnienie osób, które reprezentują w kontakcie z funkcjonariuszami organizację – i tylko takie osoby powinny udzielać szczegółowych informacji, przekazywać dokumenty itd. 

Celem procedury nazywanej Dawn Raid nie jest utrudnianie działalności organom państwowym. Chodzi w nich o uporządkowanie czynności, które z zasady odbywają się w sposób niezapowiedziany, nadto wyważenie interesu publicznego i interesu spółki. Trzeba pamiętać, że organy władzy publicznej muszą w ramach kontroli przestrzegać przepisów prawa – o czym niestety, funkcjonariusze czasem zapominają. Przykładem tego jest nagminne nadużywanie przez Policję art. 15 kodeksu postępowania karnego. Przepis ten pozwala Policji żądać od każdego informacji potrzebnych w prowadzonym postępowaniu karnym. Nie daje on jednak prawa Policji do żądania jakichkolwiek dokumentów. Tymczasem w wielu przypadkach Policja żąda od spółek informacji oraz dokumentów na ich potwierdzenie – co jest nadużyciem prawa. 

Procedura i wytyczne na wypadek czynności organów państwowych pozwala na uniknięcie takich sytuacji. Dzięki temu pracownicy wiedzą, do kogo zwrócić się w razie tego rodzaju problemów. Z kolei reprezentanci spółek uzyskają wskazówki, jak uniknąć ryzyka naruszenia danych osobowych czy wydania zastrzeżonych dokumentów w oparciu o nieprawidłowe żądanie. 
 

Więcej w kwartalniku dla pracodawców z sektora compliance - PRO HR Compliance