Od 1 stycznia 2019 roku pracownicy mają prawo żądać od pracodawcy kopii całości lub części dotyczącej ich dokumentacji pracowniczej. Powyższe uprawnienie dotyczy też byłych pracowników (oraz osób uprawnionych w razie śmierci pracownika lub byłego pracownika). 

W razie wpływu takiego wniosku, pracodawca nie może odmówić wydania kopii dokumentów. Można żądać kopii zarówno akt osobowych, jak i pozostałej dokumentacji pracowniczej (np. ewidencji czasu pracy, wniosków urlopowych, karty wypłaconego wynagrodzenia). Wniosek może być pisemny albo elektroniczny. Pracodawca ma 30 dni na jego realizację. Termin ten liczy się od dnia wpływu wniosku. Wniosek pracownika należy przechowywać w aktach osobowych pracownika lub byłego pracownika, odpowiednio w części B lub C.

Wybór postaci, w jakiej pracodawca wyda pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy. Może to być zatem forma papierowa albo elektroniczna bez względu na to, w jaki sposób pracodawca prowadzi dokumentację. 

30 dni na sporządzenie kopii wydaje się długim terminem. Należy jednak pamiętać, że kopia dokumentacji musi odpowiadać określonym wymogom. Należy wziąć także pod uwagę to, że pracodawcy prowadzą dokumentację pracowniczą w różnorodnych formach (papierowej i elektronicznej) i często różnorodnych systemach teleinformatycznych. Stąd dobrze jest przetestować wydawanie kopii takiej dokumentacji w ustawowym terminie, tak aby w przyszłości ten proces przebiegał płynnie i terminowo.