Podmiot zatrudniający, zobowiązany do utworzenia PPK, ma obowiązek uzgodnić wybór instytucji finansowej z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka organizacja u niego nie działa – z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy. 

Kompetencje związku zawodowego w ramach procedury zakładania PPK ograniczają się do uzgodnienia wyboru instytucji finansowej. Powinno to zostać dokonane w porozumieniu zawieranym pomiędzy podmiotem zatrudniającym, a związkiem zawodowym. Nie zawarcie porozumienia nie blokuje jednak procedury wdrażania PPK. Jeżeli porozumienie nie zostanie osiągnięte najpóźniej na miesiąc przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK, mogą Państwo samodzielnie dokonać wyboru instytucji finansowej.

Jeżeli nie działa u Państwa związek zawodowy, uzgodnienia należy dokonać z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w zakładzie pracy. Istotne jest, aby była to reprezentacja wyłoniona wyraźnie w tym celu. Jeżeli działa u Państwa reprezentacja powołana do reprezentowania pracowników w innych sprawach, to albo trzeba rozszerzyć jej kompetencje o kwestie PPK (co powinno zostać potwierdzone przez pracowników, na zasadach analogicznych do wyboru reprezentacji, tj. w sposób przyjęty w zakładzie), albo wybrać odrębną reprezentację. 

Nie mają Państwo obowiązku uzgadniania ze związkiem zawodowym ani z reprezentacją pracowników innych kwestii dot. PPK, w tym umowy o zarządzanie PPK czy wysokości ewentualnej składki dodatkowej.