Szczególne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

2019.09.30

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje zasady prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Do tej pory prawo nie zawierało takich regulacji i w konsekwencji to pracodawcy decydowali na jakich zasadach prowadzili taką dokumentację (np. ewidencję czasu pracy, ewidencję urlopów, itp.). Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy prowadzący jakąkolwiek dokumentację w formie elektronicznej w ramach systemów teleinformatycznych (a jest takich w Polsce całkiem sporo, jeżeli nie zdecydowana większość) są zobowiązani wdrożyć szereg procedur opisujących sposób prowadzenia dokumentów w takiej formie. Dokumenty te obejmują:

  • procedurę prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej (zasady zapisu, zasady skanowania, jakość plików, itp.);
  • procedurę zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania;
  • procedurę dostępu do dokumentów, tworzenia ich kopii zapasowych oraz przechowywania;
  • plan przechowywania dokumentacji w długim czasie.

Stosunkowo niewielu pracodawców wprowadziło te procedury po 1 stycznia 2019 roku, mimo, że ich wdrożenie jest niesłychanie istotne. Pojawiają się bowiem opinie, że brak takich procedur jest jednoznaczny z nieprowadzeniem dokumentacji pracowniczej, a to stanowi wykroczenie. Warto zatem niezwłocznie takie procedury opracować i zadbać o ich poprawne wdrożenie. Ze względu na przedmiot procedur, w ich opracowaniu powinien brać udział dział HR, IT oraz prawnicy.