W procesie uruchamiania w firmie PPK swój udział ma strona społeczna – zakładowa organizacja związkowa, a jeśli taka nie działa u pracodawcy – reprezentacja osób zatrudnionych (ponieważ jest mowa o reprezentacji, a nie reprezentancie, powinna się ona składać z co najmniej z dwóch osób).

W tym drugim przypadku (gdy nie ma organizacji związkowej) wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych może być jedną z pierwszych koniecznych czynności. Nawet jeśli u pracodawcy działają przedstawiciele pracowników (np. wyłonieni w celu konsultowania działań związanych z bhp albo uzgodnienia regulaminu ZFŚS), ich umocowanie nie obejmuje kwestii związanych z PPK. Często w chwili, kiedy był dokonywany ich wybór, w ogóle nie obowiązywała jeszcze ustawa o PPK. Trudno więc twierdzić, że są oni umocowani w zakresie objętym tą ustawą. Nie można też zapominać, że definicja osoby zatrudnionej zawarta w ustawie o PPK wymienia nie tylko pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, ale też np. zleceniobiorców (jeśli podlegają ubezpieczeniu emerytalnemu z tytułu zawartej umowy) czy członków rady nadzorczej wynagradzanych z tytułu pełnionej funkcji. Z tego względu krąg osób uprawnionych do wyboru reprezentacji osób zatrudnionych jest szerszy niż krąg pracowników, którzy wybierali swoich przedstawicieli do innych celów. Również przemawia to za ponownym przeprowadzeniem wyborów.

Kiedy już mamy partnera do rozmów – organizację związkową lub reprezentację osób zatrudnionych, warto zastanowić się nad zakresem ich uprawnień. Ich rola w procesie zakładania PPK jest dość wąska. Ogranicza się do udziału w wyborze instytucji, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Instytucja finansowa ma bowiem być wybrana w porozumieniu ze stroną społeczną. Nie wystarczy więc zasięgnięcie jedynie opinii strony społecznej. Należy dążyć do zawarcia porozumienia w przedmiocie wyboru instytucji finansowej. 

Jeśli jednak osiągnięcie porozumienia okaże się niemożliwe na miesiąc przed upływem terminu na zwarcie umowy o zarządzanie PPK (tj. w przypadku pracodawców zatrudniających ponad 250 osób do 25 września 2019 r.), podmiot zatrudniający samodzielnie wybiera instytucję finansową.