Nie każde zdarzenie utrudniające czy zaburzające bieżące funkcjonowanie organizacji stanowi kryzys. Ryzyko wystąpienia niepożądanych wydarzeń jest wpisane w prowadzenie każdej działalności. Nie chodzi o to, aby każde takie zakłócenie traktować jako sytuację kryzysową i uruchamiać wszelkie elementy procedury, w tym komunikację i powoływanie zespołu kryzysowego. W zarządzeniu takimi zjawiskami chodzi przecież o zarządzenie ryzykiem kryzysu, a nie zarządzanie przez kryzys.

Za kryzys uznajemy takie zdarzenia, które w sposób istotny zakłócają prowadzenie normalnej działalności i/lub grożą spółce poważnymi stratami wizerunkowymi, materialnymi i/lub postępowaniami karnymi.  Należą do nich ciężkie, śmiertelne i zbiorowe wypadki przy pracy, podejrzenie popełnienia przestępstwa wewnątrz organizacji, podejrzenie występowania mobbingu, naruszenie istotnej tajemnicy przedsiębiorstwa (wyciek danych) lub naruszenie istotnych przepisów regulujących działalność danego podmiotu (np. przepisów o ochronie danych osobowych). Zdarzenia te grożą spółce utratą zaufania klientów i kontrahentów, karami ze strony organów nadzorczych lub organów ścigania.

Oczywiście, sytuacją kryzysową w niektórych wypadkach może być zdarzenie, które w innych okolicznościach mogłoby się wydawać błahe – np. lekki wypadek przy pracy, którego ofiara grozi rozpowszechnieniem zniesławiających informacji o firmie. Do kryzysów należą też sytuacje, które nie wynikają z błędów albo nieprawidłowości zawinionych przez personel. Mogą one być również powodowane zdarzeniami losowymi, jak katastrofy naturalne czy działania organów państwowych dotyczące spółki, ale niezwiązane z ich pracownikami (np. nagła i istotna zmiana przepisów prawa).