W stanowisku z dnia 21 maja 2019 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło, iż możliwe są sytuacje, kiedy dla jednego pracownika prowadzone będą odrębnie dwie teczki akt osobowych.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 94(5) § 1 kodeksu pracy, kontynuacja prowadzenia akt osobowych dopuszczalna jest jedynie do stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 2018 roku. Natomiast w razie gdy pierwszy stosunek pracy rozpoczął się jeszcze przed 1 stycznia 2019 r., a kolejny już po wejściu nowych przepisów w życie, pracodawca zobowiązany będzie do prowadzenia dwóch odrębnych akt osobowych dla tego samego pracownika (chyba, że zdecyduje się na złożenie raportu informacyjnego do ZUS). We wskazanym powyżej stanowisku Ministerstwo potwierdziło takie rozumienie przepisów. Oznacza to, iż np. w razie zawarcia z pracownikiem w listopadzie 2018 roku umowy o pracę na 3-miesięczny okres próbny, a następnie już w 2019 roku, po zakończeniu okresu próbnego, kolejnej umowy o pracę, trzeba będzie założyć nowe akta osobowe dla tego pracownika i to pomimo zachowania ciągłości zatrudnienia. 

Jak wyjaśnia Resort dopuszczalne jest kopiowanie z poprzedniej teczki tych dokumentów, które zachowują aktualność (np. badania, szkolenia bhp, oświadczenia pracownika) i wpinanie ich za zgodą pracownika do części A nowych akt osobowych.