Warunkiem sprawnego zarządzenia kryzysem jest implementacja integralnego systemu compliance, którego poszczególne elementy łączą się ze sobą, dając podstawę do szybkiego i skoordynowanego podjęcia działań wyjaśniających i naprawczych w razie wystąpienia sytuacji kryzysowej. Zasadniczym elementem systemu compliance jest polityka zarządzania kryzysowego, która powinna współistnieć wraz z innymi regulacjami wewnętrznymi (takimi, jak polityka whistleblowingu czy procedura  przeprowadzania wewnętrznych postępowań wyjaśniających). To właśnie sprawnie działający system whistleblowingowy pozwala na uzyskanie wiedzy o nieprawidłowościach, które dają sygnał, że mamy do czynienia z potencjalnym kryzysem. Polityka zarządzania kryzysem powinna umożliwiać właściwe zakwalifikowanie określonych sytuacji oraz rozróżnienie takich, które można uznać za kryzys od zdarzeń, które nie są przeszkodą do sprawnego i bezpiecznego funkcjonowania organizacji. Polityka powinna nie tylko definiować sytuacje kryzysowe, ale i je klasyfikować („grupować”). Zasadne jest co najmniej rozróżnienie na:

1.    nadużycie, które może być przestępstwem;
2.    naruszenie norm/zasad niebędące naruszeniem przepisów, które może wywołać kryzys reputacyjny;
3.    czynności organów publicznych wobec organizacji.

W pierwszych dwóch przypadkach, jeżeli powezmą Państwo wiedzę o potencjalnym nadużyciu, należy niezwłocznie podjąć czynności wyjaśniające, powołać niezależną komisję i przeprowadzić wewnętrzne postępowanie przy zachowaniu zasad poufności i rzetelności. Po podjęciu takich działań powinna zostać podjęta decyzja o ewentualnym zawiadomieniu organów ochrony prawnej o nadużyciu lub podjęte inne działania naprawcze, w szczególności w obszarze komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Szczególnie ważne w tym kontekście jest posiadanie efektywnej procedury przeprowadzania postepowań wyjaśniających, która w sposób sprawny pozwoli na wyłonienie komisji oraz określi czynności, które należy podjąć w toku postępowania.

W przypadku wystąpienia sytuacji z pkt 3, gdy organy władzy publicznej (np. Policja) podjęły czynności u Państwa w spółce, ważne jest ustalenie osób, które bez zwłoki winny być zawiadomione o tym fakcie oraz osób wyznaczonych do kontaktu z organami władzy. Jako, że niejednokrotnie pierwsze godziny po podjęciu działań przez organy są najistotniejsze, szczególnie ważny jest wyraźny podział kompetencji i wyznaczenie grona osób, które będą tworzyć zespół kryzysowy. Zespół kryzysowy może składać się nie tylko z osób z wewnątrz organizacji, ale i profesjonalnych doradców oraz pełnomocników.