Prowadzenie PPK wymaga modyfikacji programów kadrowo-płacowych w podmiotach zatrudniających. Trudno sobie bowiem wyobrazić, aby zarządzać PPK na poziomie wpłat inaczej niż przy użyciu stosownego oprogramowania. Struktura wpłat, jak również ich zmiana w wyniku decyzji uczestników PPK, wymaga jednak czegoś więcej, niż zwykłego kalkulatora „zaszytego” w oprogramowaniu kadrowo-płacowym. Ideałem będzie oprogramowanie, które nie tylko pozwoli nam obliczać wysokość wpłat i nimi zarządzać, ale również zarządzać całym procesem zapisu, wypisu i uczestnictwa w PPK. Na jaką funkcjonalność takiego oprogramowania należy zatem zwrócić uwagę? Poza modułem samego liczenia wysokości wpłat, system powinien pozwalać nam skorygować naliczenia w przypadku, gdy wyliczyliśmy i potrąciliśmy już wpłatę finansowaną przez uczestnika PPK, a ten złożył nam w tym samym miesiącu deklarację o nieoszczędzaniu i zrezygnował z PPK. Ponadto program powinien pozwalać nam zarządzać uczestnictwem w PPK – wskazywać kto jest zapisywany automatycznie, a kto na wniosek (biorąc pod uwagę wiek); kto złożył deklarację o nieoszczędzaniu i w jakim terminie. Zarządzać całym procesem zmniejszania wysokości wpłaty podstawowej finansowanej przez uczestnika, a także wpłatami dodatkowymi deklarowanymi przez uczestnika. Osoba zatrudniona będzie mogła swoje decyzje w tym zakresie ciągle zmieniać, stąd system powinien umożliwiać nam zarządzanie tym procesem. Oprogramowanie powinno nam także przypominać o terminie ponownego zapisu do PPK w przypadku wcześniejszego złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu.

Należy też pamiętać o konieczności wymiany danych z instytucją finansową prowadzącą PPK. Nasz system powinien pozwalać na eksport konkretnych danych w określonym formacie. W tym zakresie warto zapoznać się z wytycznymi grupy roboczej działającej przy Polskim Funduszu Rozwoju.

Wdrożenie nowego modułu kadrowo-płacowego to proces długotrwały i skomplikowany. Wymagający stosowych testów już po stronie przedsiębiorcy. Warto zatem rozpocząć ten proces jak najszybciej, aby być gotowym do wdrożenia PPK w listopadzie 2019 roku (w przypadku podmiotów objętych obowiązkiem tworzenia PPK od 1 lipca 2019 roku).