Po wejściu w życie RODO pojawiają się kolejne pytania w związku z przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dotyczące dopuszczalności zbierania danych, zakresu danych, czasu ich przetwarzania czy zgody pracownika na przetwarzanie. W dalszym ciągu nie zostały uchwalone zmiany w przepisach w tym zakresie.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych na potrzeby prowadzenia funduszu socjalnego ma następować na podstawie oświadczenia pracownika. Co istotne, na tej podstawie mogłyby być przetwarzane nie tylko dane dotyczące pracownika, ale również innych osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Pracodawca będzie miał prawo żądać dokumentów potwierdzających przekazane dane. Oznacza, to że zbieranie i przetwarzanie danych do celów funduszu odbywać się będzie bez konieczności uzyskania zgody pracownika. To najważniejsze założenia projektowanych przepisów w tym zakresie.

Należy jednak pamiętać, że zbieranie i przetwarzanie danych może odbywać się jedynie w celu i zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń z funduszu. To na pracodawcy będzie ciążył obowiązek dbania o to, aby zbierane dane nie były nadmierne, a więc aby były niezbędne do prawidłowego funkcjonowania funduszu. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy zbierane dane mają szczególny charakter, a więc dotyczą na przykład zdrowia pracownika lub członka jego rodziny. Dlatego ważne jest wprowadzenie odpowiedniej procedury przetwarzania danych, dostosowanie regulaminu funduszu i stosowanej dokumentacji do wymogów RODO, opracowanie sposobów ich przetwarzania, przygotowanie odpowiednich upoważnień dla osób, które w ramach funduszu mają dostęp do tych danych czy też przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia dla członków komisji socjalnej.