Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy nie prowadzą już imiennej karty ewidencji czasu pracy. Ten obowiązek został zastąpiony obowiązkiem prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Przepisy nie określają jednocześnie jak należy prowadzić tą dokumentację, w szczególności jak należy rozumieć obowiązek oddzielnej  dokumentacji dla każdego pracownika. 

W swoim stanowisku z dnia 18 lutego 2019 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że decyzja o sposobie prowadzenia takiej dokumentacji należy do pracodawcy. Pracodawca może zatem określić w jaki sposób będzie prowadził taką dokumentację, w szczególności czy będzie to jeden zbiór dokumentów (np. jedna teczka), czy też zbiór rozproszony. Ważne jest jedynie to, aby te dokumenty były prowadzone oddzielnie dla każdego z pracowników – niezgodne z przepisami będzie zatem prowadzenie ewidencji lub jej części zbiorowo dla wszystkich albo części pracowników.

Warto pamiętać, że od 1 stycznia br. ewidencja czasu pracy powinna określać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wprowadzanie tych danych jest dużym wyzwaniem dla tych przedsiębiorców, którzy nie mają powiązanej ewidencji z kartą wejść/wyjść i prowadzą ewidencję w sposób rozproszony w różnych dokumentach. Przepisy są tutaj jednak niezwykle precyzyjne i nie przewidują żadnego wyłączenia. Dodatkowo, ewidencja powinna zawierać również informacje o czasie i miejscu dyżuru. Warto o tym pamiętać, szczególnie w przypadku tych branż, gdzie takie dyżury domowe są standardem.