W przypadku nieobecności w pracy, na pracowniku ciążą dwa odrębne obowiązki:

1. obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania (pracownik powinien to zrobić niezwłocznie, a nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy);
2. usprawiedliwienie nieobecności, poprzez przedłożenie pracodawcy zaświadczenia lekarskiego (obecnie obowiązek realizowany co do zasady poprzez automatyczne przesłanie pracodawcy e-zwolnienia e-ZLA)

Przesłanie do pracodawcy elektronicznego zwolnienia lekarskiego e-ZLA nie oznacza zwolnienia pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy. Sam fakt, że pracodawca otrzymuje zwolnienie w formie elektronicznej, nie oznacza, że obowiązek informacyjny został spełniony (tym bardziej, że takie zwolnienie nie zawsze trafia od razu do pracodawcy, a pracodawca nie ma obowiązku kontrolowania na bieżąco, kiedy takie zwolnienie do niego trafi).

Sposób zawiadamiania o nieobecności warto uregulować w przepisach prawa pracy obowiązujących u pracodawcy (np. w regulaminie pracy). Powszechnie obowiązujące przepisy są bowiem bardzo ogólne i mogą powodować istotne problemy praktyczne.

Zgodnie z nimi, pracownik dokonuje zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Decyzja odnośnie do sposobu zawiadomienia należy do pracownika. Problem w tym, że jeżeli pracownik wybierze tradycyjną pocztę, informacja trafi do pracodawcy po tygodniu lub dwóch. I tutaj dochodzimy do sedna sprawy – decyzja co do sposobu poinformowania pracodawcy należy wprawdzie do pracownika, ale nie może być dowolna.

Pracownik powinien wybrać taki sposób zawiadomienia, który umożliwi jak najszybsze zapoznanie się przez pracodawcę z informacją o planowanej nieobecności. Takie działanie ułatwi pracodawcy podjęcie odpowiednich działań mających na celu zminimalizowania negatywnych następstw nieobecności pracownika.

Niewywiązanie się z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności lub niedotrzymanie terminu przekazania tej informacji, jest naruszeniem obowiązków. Istotne jest przy tym, że informacja powinna zostać przekazana niezwłocznie, a nie drugiego dnia nieobecności, jak się powszechnie przyjmuje. „Drugi dzień nieobecności” to maksymalny termin na jej przekazanie, który dotyczy wyjątkowych sytuacji, gdy nie było możliwości przekazania informacji wcześniej (niezwłocznie).