RODO nie nakłada na wszystkich pracodawców obowiązku powoływania inspektora. Obowiązek jego wyznaczenia dotyczy organów publicznych, jak również takich podmiotów, których: (1) główna działalność wiąże się z przetwarzaniem danych na dużą skalę, a zakres, charakter i cele tego przetwarzania wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, albo (2) główna działalność wiąże się z przetwarzaniem danych na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych (wymienionych w art. 9 RODO) lub danych dotyczących wyroków skazujących. Ustalenie, czy ten obowiązek istnieje, należy do wewnętrznych zadań pracodawcy, który swoją ocenę powinien uzasadnić (udokumentować).

Dobrowolne wyznaczenie kompetentnego inspektora może być pomocne, gdyż jego wsparcie merytoryczne ułatwi przestrzeganie przepisów, pomoże przygotować wymaganą dokumentację i pozwoli na przejęcie bieżącego kontaktu z organami nadzorczymi. Z drugiej jednak strony, trudno sobie wyobrazić, aby jedna osoba była w stanie podołać szeregom obowiązków jakie wynikają z RODO. Należy pamiętać, iż co do zasady IODO ma być osobą fizyczną. Nawet jak zlecimy zewnętrznej firmie wykonywanie czynności pokrywające się z zakresem obowiązków IODO, to zgodnie z uchwaloną ustawą o ochronie danych osobowych o wyznaczeniu IODO należy zawiadomić Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych wskazując jego imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. RODO gwarantuje inspektorom duży zakres niezależności i swobody, utrudniając pracodawcom np. odwołanie inspektora i pociągnięcie go do odpowiedzialności. Jednocześnie inspektora należy informować o sprawach wiążących się z danymi osobowymi, zapewnić jego udział w spotkaniach i konsultować bieżące kwestie, bez możliwości wpływania na jego opinie. Przyczyny działań niezgodnych z zalecaniami inspektora pracodawca musi uzasadniać. Gdy dodać do tego konieczność poniesienia nakładów na organizację pracy i widmo konfliktu interesów, potencjalne korzyści mogą okazać się mniejsze niż ryzyka.