1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z czterech części. W części A przechowywane są dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B - dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. W części C - dokumenty i oświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia. W części D - dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową ponoszoną przez pracownika.

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. nie wymagają przekładania dokumentów i dodania nowej części, ale wszystkie dokumenty wkładane do nich po tej dacie muszą już być przechowywane według nowych zasad. Jeżeli zatem pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 2019 r. otrzyma karę porządkową po 31 grudnia 2018 r., niezbędne będzie wyodrębnienie dodatkowej części D akt osobowych i sporządzenie wykazu znajdujących się w niej dokumentów. 

Pracodawca, który prowadzi akta osobowe w postaci papierowej, przechowuje w nich odpisy lub kopie dokumentów. Nie można zatem, z wyłączeniem orzeczenia uzyskanego od lekarza medycyny i innych dokumentów sporządzonych w dwóch egzemplarzach w oryginale, przechowywać w aktach osobowych oryginałów dokumentów. Pracodawca, potwierdza zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie, jak do tej pory, z oryginałem.