Dane można przechowywać przez okres do 3 lat od zakończonej rekrutacji.

W lutym 2024 r. zostało to potwierdzone przez Naczelny Sąd Administracyjny. Z taką oceną nie zgadzał się Prezes UODO, który w jednej z decyzji administracyjnych wypowiedział się, że dane osobowe należy usunąć niezwłocznie po zakończonej rekrutacji, a następnie wniósł kasację od korzystnego dla administratora danych wyroku. Stanowisko to było prezentowane przez poprzedniego Prezesa UODO Jana Nowaka. W Urzędzie Ochrony Danych Osobowych trwają obecnie prace nad nowym poradnikiem dla pracodawców, gdzie zapewne zostanie poruszona również kwestia retencji danych kandydatów. W ocenie sądów obu instancji Prezes UODO nieprawidłowo zinterpretował prawnie uzasadniony cel administratora (czyli pracodawcy), a także nie wziął pod uwagę interesów innych osób biorących udział w rekrutacji.  

Zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu – a więc również kandydat - ma prawo do odszkodowania. To pracodawca musi udowodnić, że zasada równego traktowania nie została naruszona, czyli że przy wyborze nowego pracownika w ramach procesu rekrutacji kierował się obiektywnymi kryteriami. Aby móc przeprowadzić taki dowód (czy w konkretnej sprawie doszło do dyskryminacji), niezbędne jest porównanie kwalifikacji i cech kandydatów, którzy przeszli do następnego etapu rekrutacji z tymi, co do których została podjęta decyzja o zakończeniu procesu. Pracodawca musi więc dysponować danymi zarówno osoby podnoszącej zarzut dyskryminacji, jak i pozostałych kandydatów, z którymi ją porównywał.

Podstawa prawna przetwarzania danych po zakończonej rekrutacji
Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO wprowadza klauzulę ogólną, zgodnie z którą przetwarzanie danych bez zgody osoby, której one dotyczą, jest dopuszczalne, jeśli są spełnione dwa warunki. Po pierwsze przetwarzanie to musi być niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, a po drugie - nie zachodzą sytuacje, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów ma dobro lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. 

Interes administratora, czyli pracodawcy, polega na ochronie przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu nierównego traktowania w nawiązaniu stosunku pracy. Nie upada on w momencie wystąpienia przez kandydata z żądaniem usunięcia jego danych. Pozostali kandydaci mogą podnosić, że to oni byli dyskryminowani w toku rekrutacji, np. z uwagi na płeć lub wiek. Z tych powodów pracodawca musi zatem dysponować danymi wszystkich kandydatów, by być w stanie wykazać, że kierował się obiektywnymi kryteriami zarówno przy wyborze osób zakwalifikowanych do kolejnych etapów, jak i przy zatrudnieniu wybranego kandydata.

Przeciwdziałanie dyskryminacji jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z Kodeksu pracy. Pracodawcy powinni podejmować działania o charakterze prewencyjnym (podobnie jest w przypadku mobbingu), w ramach których będzie się mieścić nadzór nad procesami rekrutacyjnymi przez wyrywkowe sprawdzenie obiektywności w wyborze kandydatów do poszczególnych etapów rekrutacji. Usuwanie danych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu naboru uniemożliwiłoby realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji, bo zatrudniający nie miałby możliwości nadzoru nad transparentnością procesów rekrutacji.

Przechowywanie danych jest też uzasadnione z uwagi na interes stron trzecich. W przypadku zarzutu np. dyskryminacji ze względu na wiek kandydat będzie chciał udowodnić, że osoby starsze nie były dopuszczane do kolejnych etapów rekrutacji mimo posiadania odpowiednich kwalifikacji, wykształcenia, doświadczenia. Jeśli pracodawca usunąłby wszystkie dane po zakończeniu rekrutacji, niemożliwe byłoby ustalenie kryteriów, na podstawie których zdecydował o odrzuceniu osób starszych. Kandydaci zostaliby pozbawieni środków dowodowych w zainicjowanych przez siebie postępowaniach. 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2024