Mediacja to jedna z metod rozwiązywania sporów, która zyskuje na znaczeniu w polskim systemie prawnym. Uregulowana w Kodeksie postępowania cywilnego, mediacja ma na celu umożliwienie stronom osiągnięcia porozumienia w sposób mniej formalny, szybszy i bardziej elastyczny niż standardowe postępowanie sądowe. Mediacja może być stosowana zarówno w sprawach cywilnych, w tym z zakresu prawa pracy, jak i gospodarczych. 

Dobrowolność mediacji
Mediacja jest w pełni dobrowolna, zatem żadna ze stron nie może być zobowiązana do wzięcia w niej udziału. Jest ona prowadzona na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji (w praktyce ta druga forma zdecydowanie przeważa). W umowie o mediację strony określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora.

Mediator nie podejmuje decyzji za strony, lecz wspiera je w poszukiwaniu kompromisu, co stanowi jedną z kluczowych różnic w porównaniu do postępowania sądowego.

Kiedy można z niej skorzystać?
Mediacja może być przeprowadzona zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i w trakcie jego trwania. Strony sporu mogą same zgłosić chęć wzięcia w niej udziału albo sąd może je skierować do mediacji, jeśli uzna, że takie rozwiązanie może przynieść korzystny rezultat. Kierując strony do mediacji, sąd wyznacza czas jej trwania na okres do trzech miesięcy. Na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin ten może zostać przedłużony, jeżeli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy. W praktyce zdarzało się nam zawierać ugody po wielomiesięcznych mediacjach, których czas trwania był kilkukrotnie przedłużany przez sądy. 

Jaka jest rola mediatora?
Mediację prowadzi osoba trzecia (mediator), która powinna być w pełni bezstronna. Mediator wykorzystuje różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące. Mediator nie podejmuje zatem decyzji za strony, lecz wspiera je w poszukiwaniu kompromisu, co stanowi jedną z kluczowych różnic w porównaniu do postępowania sądowego (w procesie sąd wydaje wyrok przesądzając o racji jednej ze stron).

Elementy mediacji
W ramach mediacji można wyodrębnić następujące etapy: 

1. Wstępne spotkanie – mediator wyjaśnia swoją rolę, a strony mają możliwość przedstawienia swojego stanowiska i ewentualnych oczekiwań.
2. Określenie problemu - strony wspólnie identyfikują przedmiot sporu. 
3. Rozmowy indywidualne - mediator może odbyć indywidualne spotkania z każdą ze stron, aby omówić ich stanowiska i zrozumieć perspektywę poszczególnych uczestników mediacji. 
4. Poszukiwanie rozwiązań - strony, przy wsparciu mediatora, zaczynają proponować rozwiązania w celu zakończenia konfliktu. 
5. Negocjacje – strony negocjują warunki potencjalnej ugody.
6. Zawarcie ugody - po osiągnięciu konsensusu, mediator pomaga stronom sformalizować ustalenia w formie ugody.
7. Zakończenie mediacji – z przebiegu mediacji sporządzany jest protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron, imię i nazwisko oraz adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Jeżeli strony nie zawarły ugody, mogą podjąć decyzję odnośnie do dalszych kroków, np. prowadzenia postępowania sądowego.  

W przypadku mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, strona może wystąpić do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody zawartej w jej toku. W razie skierowania przez sąd sprawy do mediacji, mediator zawsze składa protokół wraz z ugodą w sądzie rozpoznającym sprawę. Sąd ten następnie dokonuje zatwierdzenia ugody, chyba że uzna ugodę za niedopuszczalną (co jednak w praktyce zdarza się bardzo rzadko).

Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności; w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem. Sąd odmówi nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Jaki ma charakter ugoda mediacyjna?
Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym. Realizacja takiej ugody może być dochodzona w postępowaniu egzekucyjnym. 

Zalety mediacji
Mediacja ma wiele zalet. Do najważniejszych z nich należą:

1. Szybkość - proces mediacji trwa zazwyczaj o wiele krócej niż postępowanie sądowe.
2. Koszty - mediacja jest z reguły tańsza od procesu, a więc pozwala stronom uniknąć kosztów związanych z postępowaniem sądowym. 
3. Uzgodnienie wyniku - strony wspólnie wypracowują końcowe rozwiązanie i warunki ugody, zaś w przypadku sporu sądowego, ostateczny wynik zależy zawsze od oceny sędziowskiej (rozstrzygnięcie mogłoby więc być odmienne od warunków ugody zawartej w mediacji). 
4. Ograniczenie zaangażowania osób trzecich – w mediacji nie biorą udziału świadkowie i biegli. 
5. Poufność – przebieg mediacji jest tajny, podczas gdy rozprawy sądowe są co do zasady jawne. 

Mediacja nie jest bezpłatna, ale koszty jej prowadzenia są znacznie niższe niż koszty procesu. W sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 złotych i nie więcej niż 2000 złotych za całość postępowania mediacyjnego. Ponadto, mediator ma prawo do zwrotu kosztów (w ograniczonej wysokości). Jeśli strony nie umówią się inaczej, to ponoszą koszty mediacji po połowie. 

W naszej ocenie prowadząc mediacje w sprawach pracowniczych trzeba dążyć do tego, aby doprowadzić do zakończenia wszystkich potencjalnych sporów między stronami. Zawarcie ugody obejmującej np. tyko roszczenie o nadgodziny może doprowadzić bowiem do tego, że pracownik pozyska środki na dochodzenie innych roszczeń. Nie byłoby to w interesie żadnego pracodawcy. Ponadto, warto wprowadzić poufność sporu i ugody, zakaz publicznych wypowiedzi na temat byłego pracodawcy oraz postanowienia, które będą sankcjonowały złamanie ugody przez byłego pracownika. 
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2024