Państwa członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polska, mają czas do 7 czerwca 2026 r. na implementację Dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń („Dyrektywa”). Dyrektywa nakłada obowiązek stosowania mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń i narzędzi ich egzekwowania w celu wzmocnienia zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. 

Pracodawcy mają ok. półtora roku na przygotowanie swoich firm do nowej rzeczywistości. Może się wydawać, że czasu wciąż jest sporo, ale nic bardziej mylnego. Wiele przepisów Dyrektywy może wymagać znacznych zmian w systemach wynagrodzeń, szczególnie w firmach, które do tej pory nie przeprowadzały procesu wartościowania stanowisk pracy. Musimy pamiętać też o tym, że rok 2026 będzie pierwszym rokiem sprawozdawczym w zakresie raportowania luki płacowej dla największych pracodawców. Oznacza to, że z początkiem 2026 r. systemy wynagrodzeń powinny być już zrewidowane, a wynagrodzenia uporządkowane.

W 2025 r. pracodawcy powinni zweryfikować funkcjonujące u nich systemy wynagrodzeń, a także wdrożyć pierwsze rozwiązania pilotażowe. Pozwoli to na spokojną analizę i diagnozę. Dzięki temu będzie czas na dokonanie ewentualnych korekt i pełne wdrożenie standardów w 2026 r. Poniżej omawiamy kluczowe regulacje wynikające z Dyrektywy. 
 
Rekrutacja na nowych zasadach. Widełki wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę – must-have czy nice-to-have? 

Nowe obowiązki w procesie rekrutacji zostaną nałożone na wszystkich pracodawców, niezależnie od stanu zatrudnienia. 

Pracodawcy będą zobowiązani do przedstawienia informacji o wynagrodzeniu (lub jego przedziale) już na etapie rekrutacji – najpóźniej przed rozmową o proponowanym wynagrodzeniu. Ma to na celu umożliwienie kandydatom przygotowanie się do rozmowy oraz zapewnienie im świadomych i przejrzystych negocjacji. Zgodnie z Dyrektywą informacja nie będzie musiała jednak być zmieszczona już w ogłoszeniu o pracę. Zwracamy jednak uwagę, że w grudniu 2024 r. pojawił się projekt ustawy o zmianie Kodeksu pracy (projekt „Jasne zarobki”), który stanowi zapowiedź częściowej implementacji Dyrektywy. Zgodnie z tym projektem, pracodawcy będą zobowiązani wskazać widełki wynagrodzenia już w ogłoszeniach o pracę. Przyjęcie takich przepisów krajowych oznaczałoby przyjęcie rozwiązania, które jest bardziej rygorystyczne niż przepisy unijne. Musimy zatem śledzić dalsze losy tego projektu.

Na mocy Dyrektywy, ogłoszenia o wakatach oraz nazwy stanowisk muszą być neutralne płciowo, co oznacza, że ich treść nie może sugerować preferencji względem płci. Oznacza to, że z treści ogłoszenia o pracę powinno wynikać, że praca może być wykonywana przez osobę dowolnej płci. Przykładową formą neutralizacji nazewnictwa stanowisk jest stosowanie muskulatywów i feminatywów (np. zatrudnię asystenta / asystentkę). Firmy mogą zdecydować się także na wprowadzenie innych form neutralizacji stanowisk np. poprzez dodanie oznaczenia płci w nawiasie, np. zatrudnię fotografa (m/k). 

Przepisy unijne wyraźnie zakazują zadawania kandydatom w trakcie rekrutacji pytań o ich dotychczasowe wynagrodzenie. W Dyrektywie podkreślono także, że cały proces rekrutacji musi odbywać się w sposób pozbawiony jakichkolwiek przejawów dyskryminacji, tak aby zapewnić równość w dostępie do stanowisk i warunków pracy. 

Nowe prawo pracowników do informacji nt. wynagrodzeń
Jednym z głównych założeń Dyrektywy jest posiadanie przez pracodawców systemów wynagrodzeń, które zapewniają równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Każdy pracodawca powinien przyjrzeć się i zrewidować obecne struktury wynagrodzeń, a także dokonać wartościowania stanowisk pracy. Pracownicy będą musieli mieć zapewniony łatwy dostęp do informacji na temat kryteriów stosowanych do określania ich wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia oraz progresji płac. 

Dodatkowo, Dyrektywa przyznaje pracownikom prawo do występowania o udzielenie informacji (na piśmie) dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości. W praktyce oznacza to, że pracownik dowie się, jak kształtują się jego zarobki na tle osób tej samej płci (wykonujących tę samą pracę lub pracę tej samej wartości). Będzie wiedział, czy w porównaniu z innymi, zarabia mało, średnio, czy dużo. Zorientuje się także jak kształtuje się jego wynagrodzenia na tle pracowników przeciwnej płci (wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości), tj. czy w porównaniu z nimi zarabia więcej, czy mniej. Pracownicy będą mogli kierować takie zapytania osobiście lub za pośrednictwem strony społecznej (związków zawodowych albo przedstawicieli pracowników). Pracodawcy będą zobowiązani do przekazania informacji w „rozsądnym terminie” - nie dłuższym niż 2 miesiące. Możliwe będzie wystąpienie o dodatkowe wyjaśnienia, jeżeli okaże się, że informacje przekazane przez pracodawcę są niedokładne lub niekompletne. Pracodawcy będą zobowiązani przypominać pracownikom raz w roku o przysługującym im prawie do otrzymania informacji nt. wynagrodzeń oraz o krokach, jakie w tym celu należy podjąć. 

Pracownicy będą mieli prawo do ujawniania wysokości swoich wynagrodzeń na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Dyrektywa wprost zakazuje stosowania w umowach postanowień zobowiązujących pracowników do zachowania w tajemnicy informacji na temat ich wynagrodzenia (obecnie takie zasady wynikają z orzecznictwa). 

Liczenie i raportowanie luki płacowej 
Na pracodawców zostaną nałożone także dodatkowe obowiązki sprawozdawcze w zakresie luki płacowej. Zgodnie z Dyrektywą, luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnicę średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej. 

Co do zasady, obowiązek liczenia i raportowania luki płacowej ma dotyczyć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Państwa członkowskie mogą jednak podjąć decyzję o nałożeniu tych obowiązków także na mniejsze firmy. 

Informacje dotyczące luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości, będzie trzeba przekazywać nie tylko organowi monitorującemu, ale także pracownikom i stronie społecznej (zapewne będą to związki zawodowe albo przedstawiciele pracowników). Luka płacowa obliczona dla pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości wydaje się być kluczowa, bo może wskazywać na faktyczne nierówności. Intencją ustawodawcy unijnego jest to, aby ta luka nie przekraczała 5% w poszczególnych kategoriach pracowników. Luka płacowa na poziomie 5% i większym będzie skutkowała koniecznością podjęcia dalszych działań polegających na wspólnej ocenie wynagrodzeń we współpracy ze stroną społeczną. 

Częstotliwość raportowania luki płacowej ma być uzależniona od stanu zatrudnienia. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą po raz pierwszy raportowali lukę płacową do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.), a następnie będą powtarzali ten obowiązek każdego roku. Firmy zatrudniające od 150 do 249 pracowników także pod raz pierwszy będą musieli wykonać ten obowiązek do 7 czerwca 2027 r. (następnie co trzy lata). Natomiast pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników będą musieli zaraportować lukę płacową po raz pierwszy do 7 czerwca 2031 r. (następnie co trzy lata).  

Czy czeka nas koniec globalnych polityk wynagrodzeń? 
Dyrektywa wprowadza tzw. zasadę jednego źródła. Zgodnie z tą zasadą pracownicy będą mogli porównywać swoje wynagrodzenia (wysokość i składniki) nie tylko w obrębie swojego pracodawcy, ale także między różnymi podmiotami w grupie. Wystarczy, że spółka-matka ustala polityki wynagrodzeń dla innych spółek, co często jest standardem w grupach kapitałowych. Dotyczy to nie tylko wynagrodzeń, ale też premii, czy planów motywacyjnych. 

Jeżeli przepisy dotyczące zasady jednego źródła zostaną wdrożone do polskiego porządku prawnego w takim kształcie, jaki wynika z Dyrektywy, to pracodawcy będą mieli dwa rozwiązania. Koniecznie będzie zapewnienie pracownikom całej grupy (wykonującym porównywalną pracę) porównywalnego wynagrodzenia albo realne przekazanie decyzyjności w zakresie polityki wynagrodzeń na poziom lokalny.

Sankcje za nieprzestrzeganie Dyrektywy – jej przepisów nie będzie opłacało się ignorować
Dyrektywa przewiduje konieczność wprowadzenia na poziomie krajowym środków, które usprawnią mechanizmy egzekwowania przez pracowników prawa w przypadku naruszenia zasad dotyczących równości i przejrzystości wynagrodzeń. Wprowadza także gwarancje co do odszkodowania jakiego pracownicy będą mogli się domagać w przypadku naruszenia. Mają mieć zapewnione prawo do pełnego odszkodowania. Odszkodowanie powinno obejmować m.in. utracone korzyści i odsetki za zwłokę (bez określania w przepisach krajowych maksymalnej kwoty odszkodowania). 

Jeżeli chodzi o prowadzenie postępowań, to Dyrektywa wprowadza zasadę odwróconego ciężaru dowodu (tak jak obecnie w sprawach o dyskryminację). Oznacza to, że pracownik będzie musiał uprawdopodobnić, że był nierówno traktowany, a na pracodawcy będzie spoczywał ciężar wykazania, że nierównego traktowania nie było albo że ew. różnice w wynagrodzeniach były obiektywnie uzasadnione.

Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia systemu odstraszających kar (kładąc nacisk na ich rolę prewencyjną). Istnieje prawdopodobieństwo, że naruszenie zasad i obowiązków dotyczących równości i jawności wynagrodzeń zostanie uznane na gruncie przepisów krajowych za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Jednym z głównych założeń Dyrektywy jest posiadanie przez pracodawców systemów wynagrodzeń, które zapewniają równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Każdy pracodawca powinien przyjrzeć się i zrewidować obecne struktury wynagrodzeń, a także dokonać wartościowania stanowisk pracy. 

Pracownicy będą musieli mieć zapewniony łatwy dostęp do informacji na temat kryteriów stosowanych do określania ich wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia oraz progresji płac. 

Dodatkowo, Dyrektywa przyznaje pracownikom prawo do występowania o udzielenie informacji (na piśmie) dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości. W praktyce oznacza to, że pracownik dowie się, jak kształtują się jego zarobki na tle osób tej samej płci (wykonujących tę samą pracę lub pracę tej samej wartości). Będzie wiedział, czy w porównaniu z innymi, zarabia mało, średnio, czy dużo. Zorientuje się także jak kształtuje się jego wynagrodzenia na tle pracowników przeciwnej płci (wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości), tj. czy w porównaniu z nimi zarabia więcej, czy mniej. Pracownicy będą mogli kierować takie zapytania osobiście lub za pośrednictwem strony społecznej (związków zawodowych albo przedstawicieli pracowników). Pracodawcy będą zobowiązani do przekazania informacji w „rozsądnym terminie” - nie dłuższym niż 2 miesiące. Możliwe będzie wystąpienie o dodatkowe wyjaśnienia, jeżeli okaże się, że informacje przekazane przez pracodawcę są niedokładne lub niekompletne. Pracodawcy będą zobowiązani przypominać pracownikom raz w roku o przysługującym im prawie do otrzymania informacji nt. wynagrodzeń oraz o krokach, jakie w tym celu należy podjąć. 

Pracownicy będą mieli prawo do ujawniania wysokości swoich wynagrodzeń na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń. Dyrektywa wprost zakazuje stosowania w umowach postanowień zobowiązujących pracowników do zachowania w tajemnicy informacji na temat ich wynagrodzenia (obecnie takie zasady wynikają z orzecznictwa). 
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2024