Wdrożenie ustawy o sygnalistach wymaga rewizji obowiązujących procedur, ustanowienia kanałów zgłoszeń i osób obsługujących je oraz przygotowania (w konsultacji z pracownikami) odpowiedniej procedury.

Kalendarz działań

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie (w stosunku do podmiotów prywatnych) trzy miesiące po jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw. W tym czasie pracodawcy muszą dostosować swoją organizację i procedury do nowych wymogów. W planowaniu tych działań trzeba uwzględnić konsultację ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. 

Jak wdrożyć ustawę? 

Pracodawcy, którzy wdrożyli już systemy zgłaszania naruszeń lub nieprawidłowości, muszą dostosować je do przepisów ustawy. Jeżeli takich regulacji brakuje, trzeba zaprojektować je od początku. Firmy muszą ustanowić kanały zgłoszeń; ustawa wymaga, aby zgłoszenia były przyjmowane co najmniej na piśmie (także elektronicznie) i ustnie.

Zgłoszenia może przyjmować osoba umiejscowiona w strukturze organizacyjnej przedsiębiorcy (np. compliance oficer, dyrektor HR), jednostka organizacyjna takiego przedsiębiorcy (np. dział prawny, dział compliance, dział HR), a także podmiot zewnętrzny (może to być np. kanał grupowy prowadzony przez spółkę-matkę). W tym ostatnim przypadku konieczne jest zawarcie umowy regulującej zasady tej współpracy. Co istotne, spółkę z grupy, która przyjmuje zgłoszenia dotyczące innych podmiotów grupy, należy traktować jako podmiot zewnętrzny.

Procedurę zgłaszania naruszeń prawa trzeba skonsultować ze stroną społeczną – związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Taka konsultacja może obejmować też odrębne polityki dotyczące zgłaszania nieprawidłowości w obszarze prawa pracy. 

Co z politykami grupowymi? 

W grupach kapitałowych podmioty mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, przy czym nie zwalnia to poszczególnych podmiotów z konsultacji ze stroną społeczną oraz formalnego ustanowienia procedury przez zarząd.  Podmioty zatrudniające co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań następczych.  Może to obejmować m.in. wspólne prowadzenie postępowań wyjaśniających czy korzystanie z tych samych kanałów zgłoszeń. Takie zasady muszą wynikać z umowy zawartej pomiędzy tymi podmiotami, przy czym ustawa nie wymaga, aby były to podmioty z tej samej grupy kapitałowej.
 

Więcej artykułów o sygnalistach w newsletterze – PRO HR Sygnaliści | Czerwiec 2024