Planowanie urlopów w organizacji jest regulowane przepisami Kodeksu pracy. Obowiązek sporządzenia planu urlopów od tego czy w danej organizacji funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. W przypadku braku takiej organizacji lub uzyskania jej zgody, pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów. W takiej sytuacji, należy ustalić terminy urlopów indywidualnie z każdym pracownikiem.

Tworząc plan urlopowy pracodawca powinien wziąć pod uwagę propozycje terminów zgłaszanych przez pracowników. Wnioski te stanowią podstawę do przygotowania harmonogramu, jednak ich uwzględnienie nie jest automatyczne. Choć pracownicy mogą zgłaszać swoje preferencje, pracodawca ma prawo odmówić ich uwzględnienia, jeśli stoją one w sprzeczności z potrzebami organizacyjnymi. 

Przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych. Jednocześnie 4 dni urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku są wyłączone z planu – są to tzw. dni na żądanie, które pracownik może wykorzystać w dowolnym momencie, wskazanym przez siebie. Pracownik może oczywiście te dni zaplanować ale jeśli je wykorzysta to nie będzie mógł w nagłej sytuacji skorzystać z przywileju urlopu „na  żądanie”.

Przepisy nie precyzują terminu, w którym plan urlopów powinien być sporządzony. Przyjęto jednak, że plan urlopów na kolejny rok warto sporządzić już przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. Wynika to z faktu, że z 1 stycznia pracownicy nabywają prawo do nowego wymiaru urlopu wypoczynkowego i już od początku roku mają prawo z niego korzystać. Rekomenduje się, aby tworzyć plany urlopowe z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy mogli korzystać z przysługujących im dni wolnych od pierwszych dni nowego roku.

Pracodawca może ustalić harmonogram na cały rok, półrocze lub kwartał, w zależności od potrzeb pracodawcy. 

Odpowiednio przygotowany plan urlopów pozwala na sprawne zarządzanie czasem pracy oraz uniknięcie chaosu organizacyjnego. 
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Grudzień 2024