Zdaniem UODO „Utrzymanie dobrych relacji z kontrahentem to nie powód, który usprawiedliwia administratora, jeśli ten posłuży się danymi, do których nie jest uprawniony. Tym bardziej gdy w grę wchodzi przekazywanie informacji o powodach nieobecności tego pracownika związanych ze stanem zdrowia”. 

Innymi słowy, opóźnienia komunikacyjne w relacji z kontrahentem spowodowane chorobą pracownika, to nie powód żeby przekazywać temu kontrahentowi informacje o szczegółach choroby pracownika. W tej konkretnej sprawie rozpatrywane przez UODO, kontrahentowi została przekazana informacja, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim L-4 ze względu na „zły stan emocjonalny”

Choć ogólna informacja o chorobie pracownika (bez wchodzenia w szczegóły) jest często „faktem powszechnie znanym” w organizacji, nie możemy zapominać, że nawet taka ogólna informacja stanowi dane szczególnych kategorii. Zatem należy pamiętać, że pracodawca nie powinien informować podmiotów zewnętrznych o tym, że choroba jest przyczyną nieobecności pracownika. 

Po pierwsze, pracodawcy powinni mądrze zarządzać autoresponderami i w sytuacji, w której autoresponder jest ustawiany przez organizację, zamieszczać jedynie niezbędne informacje takie jak sam fakt nieobecności oraz dane osoby zastępującej.

Po drugie, należy odpowiednio przeszkolić kadrę menadżerską z tego jakie informacje o pracownikach mogą zostać przekazane na zewnętrz. W przypadku nagłej i niespodziewanej nieobecności pracownika, wystarczające powinno być przekazanie kontrahentowi informacji o tym, że taka nieobecność ma miejsce. W wyjątkowych sytuacjach, gdy rola pracownika jest kluczowa, dla usprawiedliwienia opóźnienia dopuszczalne jest przekazanie informacji o chorobie, pod warunkiem niewchodzenia w szczegóły.
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Listopad 2023