Pod koniec ubiegłego roku Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała przeprowadzenie 60 tysięcy kontroli, które mają objąć 35 tysięcy podmiotów. Zapowiedziane kontrole to dobra okazja dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców aby zweryfikować czy w aktach osobowych znajdują się dokumenty, które potwierdzą legalność pobytu i pracy w Polsce.

Pracodawca jest uprawniony do żądania od cudzoziemca dokumentów, które potwierdzają legalność pobytu w Polsce jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Przykładem takich dokumentów będzie np. paszport z ważną wizą lub decyzja pobytowa. Ponadto, pracodawca musi przechowywać w aktach pracownika dokumenty potwierdzające legalność wykonywanej pracy. Będzie to np. zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy czy powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. W przypadku, pracowników zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenie na pracę, pracodawca powinien umieścić w aktach dokument, który potwierdzi zwolnienie z tego obowiązku, np. kopię dyplomu ukończenia studiów, kopię Karty Polaka, kopię legitymacji studenckiej.

Pracodawca powinien również zwrócić uwagę czy dokumenty legalizujące pobyt są ważne, a także kontrolować przebieg postępowania o udzielenie zezwolenia na pobyt toczącego się przed Wojewodą.
Jeżeli ważność dokumentów pobytowych cudzoziemca wygasła, pracodawca powinien poprosić pracownika o przedstawienie stempla w paszporcie, który potwierdzi, że wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt zostało złożone poprawnie, a wniosek nie zawiera braków formalnych. W przypadku kontroli PIP lub Straży Granicznej kopia stempla w paszporcie będzie stanowiła potwierdzenie legalności pobytu i pracy.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2023