Nowelizacja kodeksu pracy dot. pracy zdalnej wprowadza obowiązek określenia przez każdego pracodawcę procedur ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej.

Pracownicy powinni potwierdzić zapoznanie się z tymi procedurami. Oświadczenie, podobnie jak inna dokumentacja dot. pracy zdalnej, będzie przechowywane w aktach osobowych. Dodatkowo, w miarę potrzeby, należy przeprowadzić instruktaż i szkolenie pracowników.

Przygotowując procedury lub dostosowując istniejące pracodawcy powinni pamiętać, że należy opisać zarówno zasady przetwarzania danych osobowych klientów, kontrahentów lub pracowników podczas pracy zdalnej, ale też zasady ochrony danych osobowych pracowników wykonujących pracę zdalną.

W procedurach powinny znaleźć się w szczególności zasady dot. organizacji miejsca wykonywania pracy. Należy określić, czy dopuszczamy aby praca mogła być świadczona z miejsc publicznych (kawiarni, środków komunikacji), a jeśli tak to na jakich zasadach i przy jakich zabezpieczeniach. Dopuszczając wykonywanie pracy z takich miejsc należy wyposażyć pracowników np. w filtry prywatyzujące.

Niezbędne jest ponadto ustalenie zasad odbywania zdalnych rozmów i spotkań. Wymaga tego ochrona prywatności innych osób uczestniczących w tych spotkaniach oraz ochrona przekazywanych informacji, które mogą stanowić zarówno chronione prawem dane osobowe jak i tajemnicę przedsiębiorstwa.

W procedurach należy określić też zasady dotyczące m. in.:

• zabezpieczania sprzętu służbowego po zakończeniu pracy;
• „prywatnego” korzystania ze sprzętu służbowego i ewentualnego udostępniania go innym (np. domownikom);
• korzystania z prywatnych/publicznych połączeń sieciowych;
• korzystania z poczty elektronicznej;
• korzystania z dokumentów papierowych.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2023