Uzgodnienie z pracownikiem wykonywania pracy zdalnej to tylko pierwszy krok do prawidłowego uregulowania tego modelu pracy w firmie. Kolejnym, niezwykle istotnym obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, jak również kosztów instalacji, serwisu i konserwacji przekazanych materiałów i narzędzi pracy. Pracodawca może także pokryć koszty innych elementów wyposażenia stanowiska pracy.

I tu pojawia się szereg wątpliwości w jaki sposób ustalić wysokość ryczałtu by uniknąć zarzutów ze strony organów kontroli o to, iż przekazywane świadczenie jest dodatkowym bonusem lub podwyżką dla pracownika.

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Oczywiście nie chodzi tutaj o ściśle wyliczone koszty, ale koszty przybliżone, w istotę ryczałtu wpisana jest lekka „górka”. Co istotne musi istnieć bezpośredni związek między tymi kosztami, a wykonywaną pracą zdalną.

Problem jest poważny albowiem reklasyfikacja ryczałtu na przychód pracownika oznacza, iż będzie on podlegał opodatkowaniu i oskładkowaniu, tak jak wynagrodzenie za pracę. Z pomocą może przyjść kalkulator ryczałtu, który z prosty sposób pozwoli na szybkie i poprawne wyliczenie należnego pracownikowi ryczałtu z uwzględnieniem wymiaru pracy z postaci zdalnej oraz wszelkiego wyposażenia, które pracodawca zdecyduje się zapewnić pracownikowi.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2023