Pandemia Covid-19 utrudniła funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości. Żeby zapewnić ciągłość działania sądów wprowadzone zostały rozwiązania umożliwiające kontakt z sądem on-line. Należą do nich przede wszystkim zdalne rozprawy oraz e-doręczenia.

Były to działania podejmowane doraźnie i naprędce, dlatego dostrzega się liczne niedoskonałości w ich funkcjonowaniu. W naszym artykule chcielibyśmy zwrócić uwagę na problemy i wyzwania związane z cyfryzacją sądownictwa, a także na rozwiązania procesowe, które w obliczu pandemii istotnie zyskały na znaczeniu. 
 

Zdalne rozprawy

Odpowiedzią na trudności związane z organizacją rozpraw w trybie stacjonarnym w warunkach pandemii są rozprawy zdalne. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz przez rok po odwołaniu ostatniego z nich, powinny być one regułą. Stacjonarne rozprawy lub posiedzenia jawne mogą się odbywać jedynie wtedy, gdy nie wywoła to nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nim uczestniczących.

Praktyka sądów związana z przeprowadzaniem rozpraw w trybie zdalnym jest różna. Nawet wobec rosnącej liczby zachorowań na Covid-19, niektóre sądy decydują się na tradycyjne metody działania. Zdalne rozprawy mogą bowiem nastręczać pewnych trudności. 

Jeśli chodzi o kwestie stricte techniczne, to sądy wykorzystują różne oprogramowania do prowadzenia zdalnych rozpraw. Niektóre platformy nie działają wystarczająco sprawnie – występują problemy z połączeniem, obrazem czy dźwiękiem. 

Aby rozprawa zdalna doszła do skutku, konieczne jest użycie sprzętu z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, innymi słowy telefonu lub laptopa z kamerą. Zdarza się jednak, że świadek wdzwania się na rozprawę, ale nie ma możliwości pokazania się sądowi, gdyż jego sprzęt nie jest wyposażony w kamerę. W takim przypadku nie może dojść do przesłuchania on-line. Sąd nie jest bowiem w stanie zweryfikować tożsamości świadka. Powstaje wówczas konieczność przesłuchania świadka w innym terminie, co wydłuża postępowanie. 

Szczególnie uciążliwe mogą być problemy z dźwiękiem, np. pogłos czy zanikanie dźwięku. Utrudniają one bowiem, a w skrajnych przypadkach mogą nawet uniemożliwić przesłuchanie świadka w sposób zdalny, co ma miejsce zwłaszcza w przypadku rozpraw hybrydowych. Zdarza się bowiem, że sąd organizując videokonferencję nie wyklucza jednocześnie osobistego stawiennictwa uczestników postępowania w sądzie. Jeśli świadek stawi się w sądzie, osoby, które wdzwaniają się na rozprawę (np. strony, czy ich pełnomocnicy) mogą mieć problem z usłyszeniem zeznań. Mikrofon świadka nie jest bowiem skonfigurowany z systemem videokonferencji. Innymi słowy, laptop sędziego nie „zbiera” dźwięku z sali. 

W trybie zdalnym trudniej jest także utrzymać powagę sądu. Świadkowie czują się swobodniej, co może mieć wpływ na treść ich zeznań. Niejednokrotnie samo przybycie do sądu i zeznawanie w obecności składu orzekającego ma znaczenie dla prawdziwości zeznań świadka. Podczas zeznań składanych na zdalnej rozprawie nie można też zweryfikować, czy świadek nie korzysta z notatek albo czy nikt mu nie podpowiada. 

Niedogodnością jest także brak kontaktu z sądem przed rozprawą zdalną. Jeśli rozprawa nie zacznie się terminowo powstają wątpliwości, jakie są tego przyczyny – czy wynika to z problemów technicznych z połączeniem (zwłaszcza w przypadku niestandardowych aplikacji), czy jest opóźnienie spowodowane obiektywnymi okolicznościami (np. przedłużeniem czasu trwania poprzedniej rozprawy).
 

Pisemne zeznania świadków 

Świadkowie to główny dowód w procesach pracowniczych. Wynika to przede wszystkim ze specyfiki spraw pracowniczych, w których kluczowe znaczenie ma wiedza obecnych lub byłych pracowników (sprawy z odwołania od wypowiedzenia, o wynagrodzenie w godzinach nadliczbowych, czy mobbing). 

Zdarza się, że sądy całe postępowanie dowodowe przeprowadzają na piśmie. Przyjmując, że zgłoszono dowód z zeznań kilkunastu świadków, wymaga to od stron przygotowania kilkuset wielowariantowych pytań. Trudno jest przewidzieć, jakiej odpowiedzi udzieli świadek, a także, czy sąd dopuści pisemne zeznania uzupełniające. Finalnie trzeba porównać ze sobą zeznania liczące nieraz po 100 i więcej stron. Zależy to od sposobu wypowiedzi świadka. Pisemne zeznania mogą być bowiem mało efektywne zarówno wtedy, kiedy świadek zeznaje w sposób bardzo obszerny, zatracając w swojej odpowiedzi istotę tego na jaką okoliczność miał zeznać, jak i wówczas gdy jest zbyt lakoniczny.

Jeśli nie można na bieżąco zadawać pytań uzupełniających świadkowi, to istotnie utrudnia to uzyskanie od świadka informacji niezbędnych dla rozstrzygnięcia. Zeznania pisemne mogą być na skutek tego mało czytelne, nieuporządkowane, a w konsekwencji niezrozumiałe dla obiorcy. Jeśli świadek przesłuchiwany jest ustnie, można te kwestie na bieżąco korygować, zadając świadkowi pytania uzupełniające. W przypadku zeznań pisemnych, niezbędne może być w takiej sytuacji zawnioskowanie o zadanie świadkowi pytań uzupełniających na piśmie, a w zależności od odpowiedzi udzielonych przez świadka także drugiej tury takich pytań. 

Pisemne zeznania aktualizują także ryzyko uzgadniania treści zeznań między świadkami czy odtwarzania zdarzeń z dokumentów, a nie z pamięci świadka. Zadawanie pytań na rozprawie i oczekiwanie spontanicznej odpowiedzi ma ten walor, że pozwala skonfrontować zeznania z innymi dowodami i ewentualnie podważyć ich wiarygodność. Sąd też podczas zeznań pisemnych nie ma sposobności, aby taką wiarygodność ocenić, skoro nie jest możliwe zadanie pytań krzyżowych, czy obserwacja zachowania świadków. 

Trudności pojawiają się także na etapie pozyskania zeznań pisemnych świadków od sądu. Niektóre sądy po złożeniu zeznań przesyłają ich kopie stronom bez odrębnego wniosku. Inne informują, że zeznania wpłynęły do akt, oczekując dodatkowej aktywności strony (np. złożenia wniosku o ich doręczenie, czy udanie się do sądu celem pozyskania ich foto/kserokopii). Niektóre sądy w ogóle jednak nie przekazują tej informacji, dlatego trzeba te kwestie na bieżąco kontrolować. 
 

Doręczenia elektroniczne

Novum są doręczenia elektroniczne za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu. Założeniem jest, że sąd nie będzie wysyłał do profesjonalnych pełnomocników procesowych pism pocztą tradycyjną, ale online poprzez konta na portalu informacyjnym (np. odpis wyroku zapadłego na posiedzeniu niejawnym, odpis wyroku z uzasadnieniem, postanowienia lub zarządzenia wydane na posiedzeniu niejawnym).

Po pierwsze, portal informacyjny nie jest dostosowany do dokonywania takich doręczeń i dopiero trwają prace nad wprowadzeniem stosownej funkcjonalności.  Po drugie, praktyka sądów w zakresie doręczania pism nie jest jednolita. Można bowiem odstąpić od doręczania pisma on-line. O ile niektóre sądy zaopatrują pisma w informację, czy doręczenie następuje przez portal, czy w sposób tradycyjny, inne zamieszczają pisma w portalu informacyjnym bez wskazania, czy stanowi to e-doręczenie, a następnie wysyłają pisma tradycyjnie pocztą.

Taka sytuacja wywołuje wątpliwości co do daty doręczenia. Jest to szczególnie kłopotliwe w przypadku doręczenia zarządzeń, w których wskazuje się termin na ich wykonanie, a także postanowień i orzeczeń, od których stronie przysługuje środek odwoławczy. Wymaga to bowiem obliczenia terminu na jego wniesienie. Jeśli natomiast z informacji z sądu wynika, że doręczenie nastąpi przez portal (niektóre sądy przesyłają dodatkowe e-mailowe powiadomienie w tej sprawie), to zdarza się, że w module doręczeń zamieszczony jest tylko list przewodni, a pisma, które podlega doręczeniu należy samodzielnie poszukiwać w portalu.