Rozprzestrzenianie się koronawirusa wpływa na kwestie związane z prowadzeniem zakładowych programów emerytalnych. Poniżej omawiamy zmiany stanu prawnego w zakresie PPK oraz dokonujemy przeglądu rozwiązań pozwalających pracodawcom zoptymalizować wydatki w ramach PPK i PPE.

Przesunięcie terminu wdrożenia PPK

Jednym z rozwiązań w obecnej sytuacji jest przesunięcie terminów zawarcia umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK dla pracodawców z tzw. drugiej transzy. W konsekwencji maksymalny termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK został przesunięty do dnia 27 października 2020 r., a umowy o prowadzenie PPK – do 10 listopada 2020 r. Przesunięcie terminów dotyczy jedynie pracodawców objętych ustawą o PPK od dnia 1 stycznia 2020 r. (czyli zatrudniających co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.).

Jeżeli niektórzy z pracodawców wybrali już instytucję finansową, nic nie stoi na przeszkodzie, by zawarli umowy o zarządzanie PPK już teraz. Co ważne, nie oznacza to automatycznie obowiązku wcześniejszego odprowadzania wpłat do PPK.

Odprowadzanie wpłat do PPK bez zmian

Na ten moment, brak jest postanowień umożliwiających zawieszenie dokonywania wpłat do PPK.

Pracodawcy, którzy już uruchomili PPK, mają obowiązek terminowo go realizować, w innym wypadku, grozi im kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.

Jednocześnie, ustawa o PPK pozwala pracodawcy oraz uczestnikowi PPK skorzystać z okresowego zwolnienia z obowiązku dokonywania wpłat do PPK:

1. w okresie przestoju ekonomicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy oraz w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 2 pkt 2 tej ustawy,
2. w przypadku zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy, o których mowa w ustawie z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.

Strony mogą również zmienić umowę o zarządzanie PPK, w zakresie obniżenia lub rezygnacji z wpłaty dodatkowej po stronie pracodawcy.

Zawieszanie odprowadzania składki w PPE

Pracodawca może w drodze jednostronnej decyzji zawiesić odprowadzanie składek na maksymalnie 3 miesiące w okresie 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych (w umowie zakładowej można określić dłuższy okres – maksymalnie na 6 miesięcy). W decyzji należy określić dokładny czas trwania zawieszenia odprowadzania składek. Pracodawca nie ma przy tym obowiązku zmiany umowy zakładowej PPE oraz zgłoszenia zmiany w rejestrze prowadzonym przez KNF.

Zawieszenie obejmuje odprowadzanie składek, a nie ich naliczanie. Pracodawca po okresie zawieszenia musi przekazać składki w pełnej wysokości. Za okres zawieszenia nie nalicza się odsetek. Jeżeli uczestnicy PPE zadeklarowali składki dodatkowe, to zawieszenie ich nie obejmuje. Pracodawca w okresie zawieszenia zarówno nalicza, jak i odprowadza składki dodatkowe.

Ograniczenie wysokości składki podstawowej w PPE

Pracodawca może też jednostronnie określić zasady naliczania składki podstawowej, a tym samym obniżyć jej wysokość. Wysokość składki podstawowej można ustalić:

1. procentowo od wynagrodzenia albo
2. w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników, albo
3. procentowo od wynagrodzenia, z określeniem maksymalnej kwotowej wysokości tej składki.

Ustawa nie określa minimalnej wysokości składki podstawowej, w konsekwencji może być ona bardzo niska. Zasady ograniczenia są analogiczne jak w przypadku zawieszenia odprowadzania składki podstawowej. W tym wypadku nie ma obowiązku uzupełnienia składki podstawowej do pierwotnej wysokości po upływie okresu ograniczenia.

Dodatkowe porozumienia ze stroną społeczną

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową, po jednostronnym zawieszeniu odprowadzania składki podstawowej, pracodawca może zawrzeć ze stroną społeczną porozumienie, o:

1. zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub
2. czasowym ograniczeniu wysokości składek podstawowych przez określenie obowiązującej w okresie tego ograniczenia zasady naliczania składki podstawowej.

Czas trwania porozumienia nie może być dłuższy niż 24 miesiące w 48-miesięcznym okresie. Jeżeli dalsze naliczanie i odprowadzanie składek skutkowałoby koniecznością złożenia wniosku o upadłość, czas ten może zostać wydłużony. Porozumienie musi zostać rozwiązane w sytuacji ustania przyczyny jego zawarcia.

Optymalizacja wydatków w ramach PPE a PPK

Decyzja pracodawcy odnosząca się do zminimalizowania kosztów odprowadzania składek do PPE lub likwidacji PPE może oznaczać objęcie obowiązkiem utworzenia PPK. Ze zwolnienia ze stosowania ustawy o PPK skorzysta pracodawca, który w czasie, kiedy miałaby do niego zastosowanie ustawa o PPK prowadzi PPE (dla co najmniej 25% osób zatrudnionych) oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE na poziomie co najmniej 3,5% wynagrodzenia.

Jednocześnie ustawa znajdzie zastosowanie, nawet do pracodawcy prowadzącego PPE, począwszy od dnia:

1. zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE powyżej 90 dni;
2. ograniczenia wysokości składek poniżej 3,5% wynagrodzenia;
3. likwidacji PPE.

Pełen tekst autorstwa r.pr. Łukasza Kuczkowskiego i r.pr. Paulina Zawadzka-Filipczyk jest dostępny w darmowym raporcie „Koronawirus a prawo pracy” wydawnictwa Must Read Media.