Koronawirus rozprzestrzenia się po całym świecie i osiągnął już stan pandemii. Szereg przypadków zdiagnozowano właśnie w Polsce. Zakończono prace nad specjalną ustawą mającą pomóc w zwalczaniu tego zagrożenia. W związku z tym pojawiają się pytania jakie działania może albo wręcz powinien podjąć pracodawca w celu zmniejszenia ryzyka zarażenia na terenie zakładu pracy lub wśród pracowników?

Przedstawione poniżej uprawnienia i obowiązki mają, co do zasady, zastosowanie nie tylko w przypadku koronawirusa, ale również innych chorób (szczególnie zakaźnych).

Prawo do informacji

Szczególną uwagę poświęca się aktualnie pracownikom powracającym z miejsc, w których potwierdzono przypadki zarażenia koronawirusem. Pracodawca może uzyskać taką wiedzę z różnych źródeł. Problem pojawia się w przypadku, gdy pracodawca nie posiada takiej informacji. Pytanie, czy może o to zapytać pracowników wracających z urlopów wypoczynkowych?

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić faktyczne bezpieczeństwo swoim pracownikom, co oznacza m.in. konieczność aktywnego przeciwdziałania występowaniu zagrożeń dla pracowników. Działanie pracodawcy należy rozpatrywać nie tylko w aspekcie przepisów o ochronie danych osobowych, ale również w kategorii podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 207 k.p., tj. dbanie o bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracowników). Trudno mówić jednak o przeciwdziałaniu zagrożeniu w przypadku, gdy brak jest informacji o potencjalnym zagrożeniu czy ryzyku.

Pracodawca ma zatem prawo pytać swoich pracowników czy przebywali w regionach o większym ryzyku zachorowania (np. Chiny, Włochy), powołując się przy tym na dobro wspólne, jakim są bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Nie oznacza to jednak prawa rozpytywania pracownika o szczegóły urlopu. Pytania pracodawcy powinny ograniczyć się jedynie do tych, które wskazują na ewentualną obecność pracownika w regionach o podwyższonym ryzyku zarażenia.

Podstawą do przetwarzania powyższych informacji będzie art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (tutaj: realizacja obowiązku ochrony zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy). 

Skierowanie na badanie lekarskie

Polskie przepisy nie regulują możliwości skierowania pracownika na dodatkowe badania lekarskie w przypadku podejrzenia zarażenia koronawirusem. Kodeks pracy przewiduje jedynie badania wstępne, okresowe i profilaktyczne i co do zasady żadne z nich nie może zostać wykorzystane do oceny zdrowia pracownika, co do którego pracodawca ma podejrzenie, że jest on chory.

Zgodnie z art. 229 par. 4 k.p., pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Podstawą dopuszczenia do pracy jest zatem aktualne orzeczenie lekarskie. Domniemywa się, że orzeczenie jest aktualne przez cały okres, na jaki zostało wystawione, chyba, że wystąpi w tym okresie zdarzenie, które może wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika. W takim przypadku orzeczenie traci aktualność. Pracodawca jest wtedy zobowiązany odsunąć pracownika od wykonywania pracy i skierować go na badanie kontrolne.

Zmiana stanu zdrowia pracownika musi być faktyczna i wynikać z obserwacji pracodawcy. Może to być wizualna ocena stanu zdrowia zatrudnionego (przykładowo: gorączka, katar, kaszel, ogólne osłabienie organizmu, bóle głowy po stronie układu pokarmowego czy kłopoty z trawieniem i wzrokiem mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika i utratę możliwości wykonywania pracy). Informacja o stanie zdrowia może też pochodzić od samego zatrudnionego albo od innych pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że nie wystarczy jedynie informacja, że pracownik przebywał na terenie, na którym występuje dany wirus czy choroba, ponieważ nie musi to skutkować zmianą stanu jego zdrowia.
 
Pracownikom przysługuje także prawo do powstrzymania się od pracy w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom i warunkom bhp oraz gdy warunki te stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia. Zagrożenie dla zdrowia może być wewnętrzne (wpływ na stan konkretnego pracownika), jak i zewnętrzne (np. roznoszenie choroby zakaźnej przez innego pracownika, przebywanie w strefie większego ryzyka zakażeniem). Oprócz prawa, występuje tu również obowiązek poinformowania przez zatrudnionego swojego przełożonego o zagrożeniu dla zdrowia ludzkiego. 

Może zatem dojść do sytuacji, w której pozostali pracownicy, widząc symptomy choroby, opuszczą stanowisko pracy – kierując się przy tym swoim bezpieczeństwem i podnosząc, że pracodawca nie zapewnił warunków odpowiadających przepisom i warunkom bhp. 

Podróże służbowe

Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Pracodawca wydaje pracownikowi polecenie służbowe. Wykonanie takiego polecenia należy do podstawowych obowiązków pracowniczych, chyba że jest ono sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Wykonywanie zadań poza siedzibą pracodawcy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jeżeli pracownik miałby zostać skierowany do miejsca, w którym zagrożenie zarażeniem chorobą jest szczególnie wysokie, to mógłby odmówić udania się w taką podróż, powołując się na art. 210 par. 1 i 2 k.p. i wskazując, że warunki wykonywania pracy nie odpowiadają warunkom bhp i stwarzają zagrożenie dla jego zdrowia.

Inną podstawą prawną może być art. 8 k.p (nie wolno czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego). Takie działanie lub zaniechanie pracodawcy wysyłającego pracownika do miejsca o wysokim stopniu ryzyka nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Nie oznacza to jednak, że pracownik może odmówić podróży np. do tej części Włoch, gdzie nie występuje ryzyko zarażenia. Takie uprawnienie byłoby zbyt szerokie i nadmiarowe. Ponadto, prawo pracownika do kwestionowania polecenia wyjazdu służbowego ograniczają zapewnienie pracownikowi określonych środków ochronnych oraz zmniejszenie w inny sposób ryzyka zarażenia. Prawo pracownika do odmowy musi bowiem wynikać z braku zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (czyli z poziomu ryzyka), a nie z faktu wysłania go do określonego miejsca. Pracownik nie może też kwestionować prawa pracodawcy do odwołania podróży służbowej, w tym ze względu na poziom ryzyka.

Rozwiązaniem problemu podróży służbowych do zagrożonych rejonów pracodawca może być zastąpienie ich inną formą komunikacji na odległość, np. telekonferencjami.

Zapewnienie środków ochrony

Szczególną powinnością pracodawcy jest zagwarantowanie pracownikom odpowiednich środków ochrony. Środki te dzielą się na zbiorowe i indywidualne. Pracodawca przede wszystkim powinien zapewnić pierwszeństwo stosowania środków ochrony zbiorowej w stosunku do środków ochrony indywidualnej.

Zbiorowe środki ochrony obejmują działania administracyjno–organizacyjne, prawne i techniczne, których celem jest stworzenie kompleksowej ochrony przed zagrożeniami. W przypadku chorób stosowanie tych środków może polegać na działaniach profilaktycznych i kontrolnych. Do indywidualnych środków ochrony można zaliczyć maseczki chroniące drogi oddechowe czy kombinezony ochronne  na całe ciało.

Zgodnie z art. 237[6] k.p. (niezależnie od obowiązku zapewnienia zbiorowych środków ochronny) pracodawca jest również obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca nie ma pełnej swobody w stosowaniu indywidualnych środków ochrony – mogą być one stosowane jedynie wtedy, gdy w środowisku pracy występują czynniki niebezpieczne i szkodliwe dla zdrowia pracowników.

W konsekwencji sama obawa zarażenia się koronawirusem w pracy nie wystarczy, by wprowadzić powyższe środki. Potrzebna jest jeszcze ocena, czy w środowisku pracy rzeczywiście istnieje ryzyko zakażenia (na co mają wpływ: miejsce, rodzaj wykonywanej pracy czy rodzaj zagrożenia). Dopiero pozytywna weryfikacja ryzyka pozwala pracodawcy na wprowadzenie środków ochrony indywidualnej.

Pracownicy mają obowiązek stosować tak ustalone i przekazane środki na podstawie art. 211 pkt. 4) k.p., a pracodawca bez takich środków nie może dopuścić pracowników do pracy.

W praktyce, poza osobami szczególnie narażonymi na ryzyko zarażenia ze względu na wykonywaną pracę czy jej miejsce (np. pracownicy służby zdrowia, personel lotniska, branża turystyczna, służby graniczne i celne), trudno przywołać przykłady miejsc pracy w Polsce, gdzie będzie realnie występował czynnik zagrożenia chorobą, co uzasadniałoby wprowadzenie środków ochrony indywidualnej ograniczające ryzyko zarażenia koronawirusem.

Z prawnego punktu widzenia, pracodawca nie może wymagać od pracowników stosowania takich środków ochronnych w obawie przed zarażeniem (może je udostępnić na zasadzie dobrowolności). Z drugiej zaś strony nie można też pracownikom zakazać stosowania własnych środków ochronnych, chyba że stoi to na przeszkodzie należytemu wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub jest to sprzeczne z wewnętrznymi regulacjami pracodawcy (np. dotyczącymi stroju służbowego).

Przymusowy urlop wypoczynkowy

Pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy jedynie w dwóch przypadkach:

• jeżeli pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia lub
• jeżeli pracownik ma zaległy urlop (w zakresie tego zaległego urlopu) i nie potrzebna jest do tego zgoda pracownika.

Jeżeli pracownik, który przybył z miejsc zagrożonych chorobą, ma zaległy urlop, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca nakazał mu skorzystanie z tego czasu wolnego. W pozostałych przypadkach, jeżeli urlop miałby prowadzić do izolowania pracownika i byłby sprzeczny z jego celem (odpoczynek), to taki urlop też wymaga zgody  pracownika. 

Telepraca, home office

Jedną z formą „odseparowania” pracowników, co do których może istnieć ryzyko, że są zarażeni, jest praca zdalna z domu na zasadach telepracy, pracy okazjonalnej czy tzw. home office. Każda z tych form rządzi się swoimi prawami. Skierowanie pracownika do takiego rodzaju pracy wymaga zgody pracownika (niedopuszczalne jest narzucenie takiej formy pracy przez pracodawcę).

Praca zdalna – nowe rozwiązanie

W celu ograniczenia ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa nowa ustawa – Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (więcej o nowej ustawie w alercie PRO HR „Sejm przyjął projekt ustawy regulującej zwalczanie koronawirusa”). Przyznała ona każdemu pracodawcy nowe uprawnienie – skierowanie do pracy zdalnej.

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. 

Praca zdalna nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca może jednostronnie skierować do takiej pracy każdego pracownika, oczywiście wtedy, gdy ze względu na charakter praca może być wykonywana poza stałym miejscem jej wykonywania.

Skierowanie do pracy zdalnej jest poleceniem służbowym pracodawcy. Może mieć formę ustną, pisemną lub elektroniczną. Ze względów dowodowych zaleca się formę pisemną albo elektroniczną.

Polecenie powinno określać:

• okres pracy zdalnej (nie może to być czas nieokreślony),
• miejsce wykonywania takiej pracy; wybór tego miejsca pozostaje w dyspozycji pracodawcy, ale bez zgody pracownika nie może to być dom/mieszkanie pracownika; choć pojawiają się też opinie odmienne w tym zakresie;
• sposób potwierdzania obecności w pracy,
• sposób rejestrowania czasu pracy, 
• sposób przekazywania wyników pracy,
• inne kwestie takie jak obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa czy bhp.