Nowelizacja Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku wprowadzająca pracę zdalną, w miejsce dotychczasowej, niezbyt popularnej telepracy, przełożyła się na wprowadzenie znaczących zmian w zakresie wyposażenia stanowiska pracy. Po 25 latach obowiązywania zmieniono przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe („Rozporządzenie”). 

Mimo iż zmiana nie uwzględniła wszystkich postulatów specjalistów z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowi ona dobry początek dostosowywania stanowisk pracy do zmian technologicznych, które nastąpiły od czasu wydania Rozporządzenia, w szczególności w zakresie powszechnego korzystania z laptopów czy tabletów. Rozszerzono również obowiązek dofinansowania pracownikom obsługującym monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy o szkła kontaktowe, które stanowią coraz większą konkurencję dla okularów korygujących wzrok. 

Wyposażenie stanowiska pracy

Rozporządzenie w sposób jednoznaczny wskazuje, iż w przypadku korzystania z systemów przenośnych, tj. laptop, podczas pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w monitor stacjonarny lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. Wcześniej obowiązujące przepisy z uwagi na wyłączenie ich stosowania wobec systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy budziły szereg wątpliwości interpretacyjnych. Wielokrotnie pracownicy wykonywali pracę wyłącznie przy wykorzystaniu laptopa, który łączy w sobie elementy monitora ekranowego, klawiatury oraz touchpada w miejsce myszy, nie korzystając z podstawki, mimo że tak użytkowany sprzęt nie spełniał podstawowych wymagań ergonomii i mógł negatywnie wpływać na stan zdrowia pracowników.

Pojęcie monitora ekranowego nie uległo zmianie, należy zatem pamiętać, aby nie zawężać jego znaczenia wyłącznie do ekranu stanowiącego oddzielne urządzenie lub części laptopa, a interpretować je stosując wykładnię celowościową, za czym przemawia orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości. Monitorem ekranowym jest więc każde urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Oznacza to, że także monitory wyświetlające nagrania filmowe w formie analogowej lub cyfrowej, takie jak tablety i smartfony, należy zaliczyć do narzędzi uzasadniających wyposażenie stanowiska pracy w monitor stacjonarny lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz, jeżeli są wykorzystywane przez pracownika w wymiarze większym niż połowa dobowego wymiaru czasu pracy.

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem przepisów stanowiskiem pracy jest przestrzeń pracy wraz z:

1. wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
2. krzesłem i stołem;
3. opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

O ile wyposażenie podstawowe oraz opcjonalne wyposażenie dodatkowe stanowią katalog otwarty urządzeń, które pracownik wykorzystuje w ramach wykonywanych obowiązków, o tyle obligatoryjnym wyposażeniem stanowiska pracy stało się krzesło i stół. Popularne w ostatnich latach zamienniki tj. piłki rehabilitacyjne lub stołki ergonomiczne mogą stanowić opcjonalne wyposażenie dodatkowe, jednakże nie mogą stanowić stałej alternatywy krzesła. W tym zakresie niezbędna jest weryfikacja czy dotychczasowe krzesło wykorzystywane przez pracownika spełnia nowe wymagania określone w Rozporządzeniu. Krzesło powinno posiadać:

1. dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi;
2. regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów;
3. wyprofilowane siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,
4. możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°;
5. regulowane podłokietniki.

Powyższe zmiany mogą jeszcze bardziej zniechęcić pracodawców do wyrażania zgody na wykonywanie pracy przez pracowników w formie zdalnej albowiem powyższe wymagania obejmują również stanowiska pracy zdalnej.

W przypadku pracowników mobilnych zasadnym wydaje się przeprowadzenie chronometrażu, który zmierzy czas poszczególnych czynności podejmowanych podczas pracy celem weryfikacji czy pracownik stosuje systemy przenośne przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy i podlega przepisom Rozporządzenia.

Nowelizacja wymaga podjęcia przez pracodawców przeglądu i aktualizacji oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk, przy których wykorzystywane są monitory ekranowe oraz zapoznania z nią pracowników. W odniesieniu do pracy zdalnej niezbędny będzie przegląd i aktualizacja informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Nowotworzone stanowiska pracy muszą spełniać minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy w chwili dopuszczenia pracownika do pracy. Czas na dostosowanie istniejących stanowisk pracy do nowych wymagań został jednak wydłużony do 17 maja 2024 roku. 

Refundacja szkieł kontaktowych

Zmiana rozporządzenia rozszerza również opcję dofinansowania pracownikom obsługującym monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy o szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy.

Przepisy nie precyzują podmiotu decyzyjnego w zakresie wyboru okularów lub szkieł kontaktowych, gdy orzeczenie lekarza medycyny pracy nie zakreśla konkretnego przedmiotu dofinansowania, a jedynie potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W takim przypadku należy uznać, że to pracodawca ma prawo zadecydować o przedmiocie korygującym wzrok, którego koszt zakupu ma zostać dofinansowany. 

Rozporządzenie nie wprowadziło wysokości kwoty dofinansowania ani jej częstotliwości, kwestie te w dalszym ciągu powinny zatem precyzować regulacje wewnętrzne obowiązujące w zakładzie pracy. Jako zgodne z prawem należy uznać zróżnicowanie kwot i częstotliwości dofinansowania okularów i szkieł kontaktowych przy uwzględnieniu realnego kosztu ich zakupu. 

Pracodawcy powinni zweryfikować aktualne zasady dofinansowania zakupu okularów i wprowadzić do nich zmiany niezbędne do zapewnienia zgodności z nowymi przepisami.