Większość przepisów ustawy o ochronie sygnalistów wejdzie w życie już 25 września 2024 r. Od tej daty sygnaliści mogą już dokonywać zgłoszeń i muszą być chronieni. Brak procedury może to znacznie utrudnić i narazić firmy i ich kierownictwo na różne ryzyka – nawet odpowiedzialność karną za ujawnienie tożsamości sygnalisty czy za działania odwetowe. 

Krok pierwszy – opracowanie projektu
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi powstać w zgodzie z dotychczasowymi regulacjami w firmie. Często oznacza to dopasowanie globalnych polityk speak-up do wymogów polskiego prawa. Nie jest wystarczające objęcie polskiej spółki polityką globalną. Musi ona zostać dostosowana do polskich realiów i opracowana jako osobny dokument. Może się jednak opierać na podobnych założeniach, może też utrzymywać globalne kanały zgłaszania naruszeń. 

Krok drugi – konsultacje
Projekt procedury musi zostać przesłany zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicielom osób zatrudnionych, a następnie poddany konsultacjom. Reprezentacja ww. osób powinna uwzględniać strukturę zatrudnienia w firmie. Powinni się w niej znaleźć nie tylko pracownicy, ale też osoba lub osoby zatrudnione na podstawie innych umów (np. B2B). Konsultacje trwają od 5 do 10 dni, przy czym przepisy nie określają ich przebiegu. Mogą się odbyć spotkania (on-line lub on-site), wymiana maili lub jakakolwiek inna forma dyskusji. Konsultacje nie muszą się zakończyć uzgodnieniem treści procedury – uwagi strony społecznej nie są dla pracodawców wiążące. 

Krok trzeci – wdrożenie
Po ustaleniu ostatecznego tekstu procedury warto przygotować dokumenty, które wdrożą ją do organizacji. Wszystkie osoby, które zostaną wskazane jako przyjmujące zgłoszenia albo prowadzące działania następcze (np. postępowania wyjaśniające) muszą otrzymać pisemne upoważnienia (w tym do przetwarzania danych osobowych). Warto, aby wyznaczone osoby przeszły też szkolenie – są one przecież narażone na odpowiedzialność np. za ujawnienie tożsamości sygnalistów. Rekomendowane jest także opracowanie praktycznych wskazówek i wytycznych postępowania ze zgłoszeniami (manual) oraz wzorów dokumentów (rejestr zgłoszeń, protokół rozmowy wyjaśniającej, zobowiązanie do poufności, raport). 

Krok czwarty – ogłoszenie
Procedurę należy ogłosić w przyjęty w danej firmie sposób. Może to odbyć się poprzez umieszczenie jej tekstu na stronie internetowej lub extranetowej, rozesłanie jako załącznika do wszystkich osób świadczących pracę czy wywieszenie w widocznym miejscu (np. tablicy ogłoszeń). Ważne jest, aby sposób ogłoszenia pozwalał odtworzyć datę – procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od ogłoszenia. 
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Sierpień 2024