W 2023 r. praca zdalna została wreszcie uregulowana w kodeksie pracy. Ustawodawca pominął jednak całkowicie aspekt, który dla wielu pracowników przesądza o atrakcyjności pracy zdalnej – możliwość jej wykonywania z terytorium innego państwa. Stąd też, nowe regulacje nie miały istotnego wpływu na sytuację osób pracujących zdalnie z zagranicy.  W ubiegłym roku zaczęto natomiast stosować dwa dokumenty unijne, które częściowo rozwiązały kłopotliwą sytuację ubezpieczeniową osób pracujących zdalnie z krajów UE. 

Wstęp

Podstawowa zasada wynikająca z przepisów w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, zwane dalej „Rozporządzeniem 883/2004”) stanowi, że pracownik podlega przepisom o ubezpieczeniach społecznych tylko jednego państwa i jest to państwo, w którym wykonuje on pracę.

Regulacje unijne oraz przepisy krajowe nie odpowiadają wprost na pytanie przez jaki okres pracownik musi pracować za granicą, aby powstał obowiązek ubezpieczeniowy 
w kraju goszczącym. Dlatego należy przyjąć, że nawet krótkie wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej za granicą może rodzić tamtejsze konsekwencje ubezpieczeniowe takie jak np. obowiązek zarejestrowania się pracodawcy w systemie ubezpieczeniowym państwa, w którym praca jest wykonywana oraz płacenia składek i składania odpowiednich dokumentów zgodnie z przepisami tego państwa.

Do wyjątków od powyższej zasady, zgodnie z Rozporządzeniem 883/2004, zalicza się pracowników tymczasowo delegowanych do innego państwa członkowskiego, pracowników stale wykonujących pracę w co najmniej dwóch państwach członkowskich oraz niektóre kategorie pracowników, m.in. urzędników służby cywilnej. Tacy pracownicy mogą uzyskać zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie przepisom o zabezpieczeniu społecznym państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym wykonują pracę (zwykle w kraju zwykłego zatrudnienia lub zamieszkania pracownika) przez okres nie dłuższy niż 24 miesiące. 

Jednak okresowa praca zdalna z zagranicy z inicjatywy pracownika nie była uznawana za żaden z ww. wyjątków. Dlatego jedynym sposobem pozwalającym na legalne uniknięcie płacenia składek na ubezpieczenia społeczne w innym państwie członkowskim w przypadku osób pracujących zdalnie było zawarcie porozumienia wyjątkowego przewidzianego Rozporządzeniem 883/2004. Takie porozumienie, w przedmiocie właściwej jurysdykcji ubezpieczeniowej dla jednej osoby lub grupy osób, zawrzeć mogą właściwe władze ubezpieczeniowe dwóch państw członkowskich. Po zawarciu porozumienia pracownik może otrzymać zaświadczenie A1. 

Proces zawierania porozumienia jest czasochłonny (trwa zwykle od 3 do 5 miesięcy) i jeżeli nie został rozpoczęty odpowiednio wcześniej, jego zakończenie przed planowanym wykonywaniem pracy zdalnej z zagranicy było niemożliwe. Stąd też wiele osób pracowało zdalnie z zagranicy nadal płacąc składki ubezpieczeniowe w państwie zamieszkania pomimo nieuzyskania zaświadczenia A1, co naruszało zasady wynikające z Rozporządzenia 883/2004.

W okresie pandemii COVID-19 organy ubezpieczeniowe mniej restrykcyjnie podchodziły do możliwości pozostania w macierzystym systemie zabezpieczenia społecznego w przypadkach pracy wykonywanej przejściowo w innym państwie członkowskim. Uzasadniano to działaniem „siły wyższej” ograniczającej pracownikom możliwość przemieszczania się. Jednak po zakończeniu pandemii ta przejściowa praktyka nie miała już uzasadnienia, a skala zjawiska  potwierdzała, że dotychczasowe regulacje nie nadążają za potrzebami rynku pracy. Zostały zatem podjęte działania mające na celu dostosowanie przepisów Rozporządzenia 883/2004 do aktualnych wymagań pracodawców i pracowników.

Wytyczne AC137/23

W dniu 21 czerwca 2023 r. Komisja Administracyjna ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego (zwana dalej „Komisją”) opublikowała wytyczne (znak AC137/23, zwane dalej „Notą”) dotyczące ustalania, który system ubezpieczeń społecznych będzie właściwy w przypadku pracy zdalnej. Nota ma zastosowanie od 1 lipca 2023 r.

Wynika z niej, iż pracę zdalną wykonywaną w imieniu pracodawcy w innym państwie członkowskim można uznać za objętą art. 12 Rozporządzenia 883/2004 (jest to przepis dotyczący oddelegowania). Takie podejście jest możliwe do zastosowania w przypadkach, w których praca zdalna w innym państwie członkowskim oparta jest na porozumieniu pracodawcy i pracownika, jest ograniczona w czasie i nie stanowi części zwyczajowego schematu pracy.

Zabrakło jednak w Nocie szczegółowego wyjaśnienia jak należy rozumieć te dwa ostatnie pojęcia. Wydaje się jednak, że powinny być one interpretowane  w ten sposób, że takie wykonywanie pracy zdalnej uzgodniono na pewien okres (np. miesiąc) i nie jest ono normalnym trybem pracy danego pracownika (tzn. ów pracownik nie wykonuje zwyczajowo pracy zdalnej z terytorium innego państwa członkowskiego ze względu na charakter swojej pracy czy zakres powierzonych obowiązków). 

Nota zawiera natomiast kilka przykładów, które zdaniem jej autorów, mogą być objęte art. 12 Rozporządzenia nr 883/2004, w tym m.in.:

• pracownik może kontynuować pracę tylko z domu, ponieważ np. musi opiekować się chorymi dziećmi, starszymi krewnymi, małymi dziećmi lub jest partnerem takiej osoby (w przeciwnym razie pracownik musiałby np. wziąć płatny lub bezpłatny urlop i nie byłby już w stanie wykonywać pracy, która jest ważna dla pracodawcy),
• pracownik uzgadnia z pracodawcą, że będzie pracował zdalnie przez kolejne 4 tygodnie, aby lepiej skoncentrować się na konkretnym projekcie,
• pracownik przebywa w miejscu urlopu i rozpoczyna tam telepracę przez kolejny miesiąc, po czym wraca do domu i do pracy w biurze.

W Nocie zaznaczono jednak, iż w razie wątpliwości, czy konkretny przypadek można zaliczyć do tej kategorii, wskazane jest zawarcie porozumienia wyjątkowego na mocy art. 16 Rozporządzenia nr 883/2004 w celu uniknięcia sporów między państwami członkowskimi.

Ponadto, w Nocie wskazano, że zastosowanie art. 12 Rozporządzenia nr 883/2004 w przypadkach pracy zdalnej w innym państwie członkowskim może dotyczyć wyłącznie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz musi spełniać wszystkie klasyczne warunki delegowania zgodnie z decyzją Komisji nr A2 z 12 czerwca 2009 r. i praktycznym przewodnikiem dotyczącym ustawodawstwa mającego zastosowanie. Powołane regulacje, w interesującym nas zakresie, wskazują na następujące okoliczności:

• pomiędzy pracodawcą a zatrudnionym pracownikiem istnieje bezpośredni związek,
• pracodawca normalnie prowadzi swą działalność na terytorium państwa członkowskiego, którego ustawodawstwu nadal ma podlegać pracownik delegowany,
• pracownik delegowany nie zostaje oddany do dyspozycji innego podmiotu,
• oddelegowanie ma określone ramy czasowe.

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, dla pracownika wykonującego przez pewien okres pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego, można uzyskać zaświadczenie A1 w szybkim trybie przewidzianym w art. 12 Rozporządzenia 883/2004, dotąd zastrzeżonym dla pracowników delegowanych w klasycznym rozumieniu. 

Porozumienie ramowe w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 Rozporządzenia 883/2004

1 lipca 2023 r. Polska przystąpiła do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 Rozporządzenia nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (dalej zwanego „Porozumieniem”). Zgodnie z preambułą, Porozumienie stanowi odpowiedź na rosnącą elastyczność i cyfryzację rynku pracy oraz wzrost popularności telepracy (pracy zdalnej) transgranicznej obserwowany od czasu pandemii COVID-19.

Dotychczas, zgodnie z art. 13 lit. a Rozporządzenia nr 883/2004, osoba normalnie wykonująca pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlegała ustawodawstwu tego państwa członkowskiego, w którym miała miejsce zamieszkania, jeżeli wykonywała w nim znaczną część pracy. W konsekwencji mogła podlegać ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych państwa innego niż państwo siedziby pracodawcy. Taka sytuacja rodziła obowiązek zarejestrowania się pracodawcy w systemie ubezpieczeniowym innego państwa członkowskiego oraz płacenia składek i składania innych dokumentów zgodnie z przepisami tego państwa. Co do zasady możliwe było przejęcie obowiązków płatnika składek przez pracownika, ale nawet wtedy odpowiedzialność za ich prawidłowe wykonywanie przez pracownika ponosił pracodawca.

Porozumienie wprowadziło natomiast zasadę, że osoby wykonujące pracę zdalną z zagranicy mogą podlegać ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego w państwie członkowskim ich pracodawcy, jeśli spełnione są następujące warunki:

• pracownik jest zatrudniony u pracodawcy, który ma siedzibę w innym państwie członkowskim niż państwo członkowskie zamieszkania pracownika;
• oba państwa członkowskie podpisały Porozumienie;
• czas pracy pracownika w państwie członkowskim jego zamieszkania nie przekracza 50%, ale nie jest mniejszy niż 25%;
• pracownik zwykle pracuje w dwóch państwach członkowskich: w tym, w którym ma miejsce zamieszkania i w tym, w którym ma siedzibę jego pracodawca.

Porozumienie ma zastosowanie do pracowników wykonujących telepracę transgraniczną, która jest rozumiana jako działalność, która może być wykonywana z dowolnego miejsca (także z siedziby lub miejsca prowadzenia działalności pracodawcy), oraz

• jest wykonywana w państwie członkowskim lub państwach członkowskich innych niż państwo, w którym znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce prowadzenia jego działalności, oraz
• opiera się na technologii informatycznej w celu zachowania łączności z pracodawcą lub środowiskiem pracy jak również z interesariuszami/klientami w celu realizacji zadań zleconych przez pracodawcę (lub klientów, w przypadku osoby samozatrudnionej).

Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, władze ubezpieczeniowe państwa, w którym pracodawca ma swoją siedzibę, wydadzą pracownikowi zaświadczenie A1 w trybie przewidzianym w art. 16 Rozporządzenia 883/2004, z tym że przystąpienie obu państw do Porozumienia niejako eliminuje potrzebę wyrażenia zgody przez drugie państwo członkowskie na zawarcie porozumienia wyjątkowego (co skraca proces wydania zaświadczenia). 

Porozumienie dopuszcza wydanie zaświadczeń A1 za okresy wcześniejsze niż data złożenia wniosku jeżeli zostaną spełnione następujące kryteria:

• składki na ubezpieczenia społeczne zostały zapłacone w państwie siedziby pracodawcy w okresie, za który występuje się o zaświadczenie A1 z mocą wsteczną;
• wnioskowany okres przed datą złożenia wniosku nie przekracza trzech miesięcy (dla wniosków składanych do 30 czerwca 2024 r. ten okres może wynosić do 12 miesięcy).

Do porozumienia przystąpiło dotychczas 19 państw członkowskich.

Podsumowanie

Przedstawione powyżej regulacje, zwłaszcza Nota, pozwalają pracodawcom na łatwiejsze niż dotąd uregulowanie sytuacji ubezpieczeniowej pracowników pracujących zdalnie. Szczególnie pracownicy wykonujący okazjonalnie pracę zdalną z zagranicy, zwykle w połączeniu z pobytami wakacyjnymi, mają teraz znacznie prostszą i krótszą ścieżkę prowadzącą do wydania zaświadczenia A1. Należy jednak pamiętać, że Rozporządzenie 883/2004 oraz Nota są stosowane przez państwa członkowskie UE, EOG oraz Szwajcarię, a Porozumienie tylko przez te z tych państw, które do niego przystąpiły.