Trwając w oczekiwaniu na podpis Prezydenta pod ustawą o ochronie sygnalistów, kiedy już wiadomo, że naruszenia prawa pracy nie będą objęte ustawą, warto wziąć się za porządki w procesach przetwarzania danych osobowych, których naruszenie w tym katalogu od zawsze się znajduje. 

Odpowiedzmy sobie zatem już teraz na następujące pytania: 

• Kiedy mieliśmy ostatni audyt przetwarzania danych osobowych w związku z zatrudnieniem?
• Czy stosowane przez nas klauzule informacyjne były kiedykolwiek aktualizowane? 
• Czy świadomie wybieramy podmioty przetwarzające dane podpisujemy umowy powierzenia przetwarzania danych, których treść nie jest nam przez nich narzucona? 
• Czy mamy dobrze zorganizowane funkcjonowanie ścieżek komunikacji z podmiotami danych? 
• Czy wiemy kto w organizacji odpowiada za realizację praw podmiotów danych np. prawa do informacji czy kopii danych? 
• Czy robimy DPIA  przed wprowadzeniem rozwiązań opartych na systemach sztucznej inteligencji? 

A z nowości: 

• Czy mamy właściwie zorganizowane dostępy do danych zgłaszanych przez sygnalistę?
• Czy mamy gotowe klauzule informacyjne i wiemy wobec kogo i jak realizować obowiązki informacyjne?
• Czy potrafimy zarządzić przetwarzaniem danych tak, aby była zapewniona zasada minimalizacji, związania z celem i ograniczenia przechowywania? 

To oczywiście tylko przykładowe zagadnienia. 

Czy ogłoszona pod koniec maja przez Prezesa Urzędu Ochrony danych osobowych rewizja Poradnika dla pracodawców może mieć znaczenie dla wzmocnienia ochrony danych? 

Tak. Poradnik ten powinien być swego rodzaju mapą drogową dla pracodawców, przynosząc im odpowiedzi na kluczowe pytania, które mogą się pojawiać  w związku ze stosowaniem przepisów ochrony danych w zatrudnieniu. Zatrudnieniu rozumianym szerzej – obejmując swoim zakresem również osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy. 

Czy tak jest teraz? Nie. Poradnik powstawał na samym początku stosowania RODO. Nie był konsultowany ani aktualizowany. Wiele z poruszanych w nim kwestii wymaga ponownego przeanalizowania i udzielenia właściwych wskazówek. Pracodawcy już coraz rzadziej do niego zaglądają wiedząc, że znacząco odstaje on od rzeczywistości. 

Co pracodawcy mogą zrobić na rzecz tego, aby poradnik był dla nich realnym wsparciem? 
Mogą włączyć się w proces konsultacji przekazując uwagi, pytania i propozycje zmian. 

Jak to zrobić: 
Wysyłając wiadomość na adres: poradnik_naruszenia@uodo.gov.pl
Ewentualnie na adres: dominika.dorre-kolasa@raczkowski.eu
Na uwagi czekamy do końca czerwca.  
 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Czerwiec 2024