Charakter informacji o obecności substancji działających podobnie do alkoholu oraz podstawa ich przetwarzania.

Informacja o obecności substancji działającej podobnie do alkoholu w organizmie pracownika stanowi informację o stanie zdrowia. Są to zatem dane szczególnych kategorii. Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy w 2023 r. wprowadzono samodzielną podstawę przetwarzania takich danych, tj. art. 221c par. 6 k.p. w zw. z art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Ocena ryzyka. 

Wprowadzenie kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracowników, tzw. narkotestów, powinno być poprzedzone analizą ryzyka. W ramach takiej analizy dochodzi do oszacowania możliwości wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych. Jeśli w jej wyniku okaże się, że wprowadzenie tego rodzaju kontroli w organizacji wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności pracowników, konieczne będzie przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

Przeprowadzanie badań na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracowników wymaga upoważnienia do przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. 

Z perspektywy ochrony danych osobowych istotne jest ustalenie wewnętrznego obiegu dokumentów – należy jasno określić, kto będzie informowany o pozytywnym wyniku testu na obecność substancji działających podobnie do alkoholu oraz kto takie badania będzie przeprowadzać. Pracodawcy mogą być wspierani przez podmioty zewnętrzne w procesie kontroli na obecność substancji działających podobnie do alkoholu w organizmach pracowników. Konieczne wtedy będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania z takim podmiotem, po uprzedniej weryfikacji zapewniania przez niego odpowiednich warunków bezpieczeństwa danych. 
Osoby przeprowadzające badanie, informowane o jego wyniku lub w inny sposób mające do niego wgląd powinny otrzymać pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wraz ze zobowiązaniem do zachowania w poufności informacji, o których dowiedziały się w związku z przeprowadzaniem takiego badania. 
Zużyte narkotesty należy po przeprowadzonym badaniu zutylizować, bez względu na otrzymany wynik.

Kiedy wynik przeprowadzonego badania wskazuje na obecność substancji działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, co do zasady pracodawca może przetwarzać te dane przez rok od dnia ich zebrania. 

Pracodawca przetwarza informacje o dacie, dokładnej godzinie i minucie badania, a także wynik badania. Informacje te pracodawca obowiązany jest przechowywać w części E akt osobowych pracownika nie dłużej niż przez rok od momentu ich pozyskania. Jeżeli natomiast pracodawca zdecydował się ukarać pracownika karą porządkową w związku z pozytywnym wynikiem narkotestu, takie informacje przechowywane są do momentu uznania kary za niebyłą na podstawie art. 113 k.p., a więc przez rok od momentu nałożenia kary. 

W przypadkach, gdy dane uzyskane w wyniku badania stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu, którego stroną jest pracodawca lub powzięto informacje o wniesieniu powództwa lub wszczęciu postępowania, dane takie przechowuje się do prawomocnego zakończenia postępowania. 

Po upływie okresu retencji dane te należy trwale usunąć.

Pracodawca narkotestem wykryje czy pracownik zażywa niektóre leki 

Bez względu na to, czy pracownik poddaje się farmakoterapii, czy ma dostęp do substancji, które wykryje badanie (m.in. benzodiazepiny wykorzystywane w leczeniu ostrej depresji i zaburzeń lękowych; kokainę oraz amfetaminę i jej analogi, które wykorzystywane są w leczeniu ADHD) z nielegalnych źródeł, może to wpływać na bezpieczeństwo jego lub jego współpracowników. Pracodawca, przeprowadzając badanie, może pozyskać informacje o stanie zdrowia pracowników (chorobach, na które leczy się pracownik).

Pracodawca może także skierować do pracowników komunikat, w którym wzywa do przedstawienia oświadczeń o zażywaniu leków, których substancje aktywne mogą zostać wykryte narkotestem, bez wskazywania dokładnej jednostki chorobowej. Do decyzji pracodawcy pozostawione jest czy chce takie informacje posiadać uprzednio, czy woli uzyskać je w momencie przeprowadzanej kontroli. Wybór ten zależeć będzie przede wszystkim od stopnia ryzyka jakie generuje przyjmowana substancja w procesie pracy oraz od rodzaju wykonywanej działalności.

Badanie na obecność substancji działających podobnie do alkoholu jest znacznie bardziej inwazyjne niż kontrola trzeźwości z użyciem alkomatu. Dlatego też tak istotna w tym przypadku jest realizacja zasady minimalizacji danych i ograniczenie dostępu do nich.

Pracodawcy nie mogą przechowywać danych uzyskanych w wyniku kontroli trzeźwości pracownika, która nie wykazała obecności substancji działających podobnie do alkoholu w jego organizmie. 

Powyższe wynika już z samego uzasadnienia projektu nowelizacji. Przechowywanie informacji dotyczących przeprowadzonej kontroli, której wynik był negatywny jest niecelowe. Nie dochodzi do udokumentowania żadnego naruszenia obowiązków ze strony pracownika, wobec czego taki proces przetwarzania stałby w sprzeczności z zasadą minimalizacji danych.