Przechowywanie danych po zakończonej rekrutacji jest uzasadnione interesem samych kandydatów jak i pracodawców. Pracodawca może przechowywać dane zebrane w toku rekrutacji od kandydatów przez 3 lata. W okresie tym, kandydaci mogą podnieść zarzut odrzucenia ich aplikacji z powodu dyskryminacji lub nierównego traktowania. 

Dotychczasowe stanowisko polskiego organu nadzoru

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych kilkukrotnie stanowczo wypowiadał się w kwestii ewentualnego przechowywania danych kandydatów po zakończonej rekrutacji. W opublikowanym w październiku 2018 r. poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” wskazano, że „niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą”, a takie działanie, według Prezesa UODO, stanowiłoby przetwarzanie danych „na wszelki wypadek”. W ocenie Urzędu, dane kandydatów, z którymi nie zawarto umowy o pracę, powinny być usuwane niezwłocznie po zakończonej rekrutacji.

Stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie i argumentacja pracodawcy

Z oceną organu nie zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w sierpniu 2022 r. uchylił decyzję organu nadzoru i wskazał, że Prezes UODO nieprawidłowo zinterpretował prawnie usprawiedliwiony cel administratora (czyli pracodawcy), a także nie wziął pod uwagę interesów innych osób biorących udział w rekrutacji. Podzielił stanowisko przedstawione przez pracodawcę, w którym zostało podkreślone, że zatrudniający jest wręcz obowiązany przechowywać dane z procesów rekrutacyjnych.

Zgodnie z art. 183d Kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu - a więc również kandydat - ma prawo do odszkodowania. To pracodawca musi udowodnić, że zasada równego traktowania nie została naruszona, czyli że przy wyborze nowego pracownika w ramach procesu rekrutacji kierował się obiektywnymi kryteriami. Aby móc przeprowadzić taki dowód (czy w konkretnej sprawie doszło do dyskryminacji), niezbędne jest porównanie kwalifikacji i cech kandydatów, którzy przeszli do następnego etapu rekrutacji z tymi, co do których została podjęta decyzja o zakończeniu procesu. Pracodawca musi więc dysponować danymi zarówno osoby podnoszącej zarzut dyskryminacji, jak i pozostałych kandydatów, z którymi ją porównywał. 

Podstawa prawna przetwarzania danych po zakończonej rekrutacji

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO wprowadza klauzulę ogólną, zgodnie z którą przetwarzanie danych bez zgody osoby, której one dotyczą, jest dopuszczalne, jeśli są spełnione dwa warunki. Po pierwsze przetwarzanie to musi być niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, a po drugie - nie zachodzą sytuacje, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów ma dobro lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Interes administratora, czyli pracodawcy, polega oczywiście na ochronie przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu nierównego traktowania w nawiązaniu stosunku pracy. Nie upada on przy tym w momencie wystąpienia przez kandydata z żądaniem usunięcia jego danych. Pozostali kandydaci mogą bowiem podnosić, że to oni byli dyskryminowani w toku rekrutacji, np. z uwagi na płeć lub wiek. Z tych powodów pracodawca musi zatem dysponować danymi wszystkich kandydatów, by być w stanie wykazać, że kierował się obiektywnymi kryteriami zarówno przy wyborze osób zakwalifikowanych do kolejnych etapów, jak i przy zatrudnieniu wybranego kandydata.

Przeciwdziałanie dyskryminacji jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z Kodeksu pracy. Pracodawcy powinni podejmować działania o charakterze prewencyjnym (podobnie jest w przypadku mobbingu), w ramach których będzie się mieścić nadzór nad procesami rekrutacyjnymi przez wyrywkowe sprawdzenie obiektywności w wyborze kandydatów do poszczególnych etapów rekrutacji. Usuwanie danych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu naboru uniemożliwiłoby realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji, bo zatrudniający nie miałby możliwości nadzoru nad transparentnością procesów rekrutacji.

Przechowywanie danych jest też uzasadnione z uwagi na interes stron trzecich. W przypadku zarzutu np. dyskryminacji ze względu na wiek kandydat będzie chciał udowodnić, że osoby starsze nie były dopuszczane do kolejnych etapów rekrutacji mimo posiadania odpowiednich kwalifikacji, wykształcenia, doświadczenia. Jeśli pracodawca usunąłby wszystkie dane po zakończeniu rekrutacji, niemożliwe byłoby ustalenie kryteriów, na podstawie których zdecydował o odrzuceniu osób starszych. Kandydaci zostaliby pozbawieni środków dowodowych w zainicjowanych przez siebie postępowaniach. 

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie nie jest prawomocny. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wniósł od niego kasację.